Informatique biomédicale : comment former les nouveaux utilisateurs ?

L’éditeur d’informatique médicale compte 12 formateurs dans ses rangs, intervenant en France métropolitaine et dans les DOM-TOM. « Pour répondre aux grands domaines d’expertise de Computer Engineering et aux possibilités approfondies de chaque solution, chacun d’entre nous est spécialisé, explique Laurent Siedlecki, responsable du pôle formation. 6 formateurs sont dédiés à Chimio, 4 à Pharma / gestion des stocks, et enfin 2 autres à Pharma / circuit du médicament. Chaque déploiement s’étend sur plusieurs mois, la phase préparatoire des paramétrages étant la plus importante.»  

La clé : les référents métiers
Computer Engineering a, depuis sa création, pris le parti de proposer des systèmes experts au service des équipes médicales en travaillant à partir de leurs pratiques et de leurs demandes. Cette souplesse permet à l’établissement de santé de disposer d’outils personnalisés, adaptés à sa configuration, ses spécificités et son historique. Laurent détaille cette phase essentielle qui se déroule sur plusieurs séances et plusieurs semaines : « Pour débuter, nous nous appuyons sur des référents métiers, des pharmaciens en général, avec lesquels nous collaborons tout au long du processus de déploiement. »

Étape 1 : présentation de toutes les possibilités de paramétrage des modules au groupe projet. «Nous passons au moins une journée entière avec les référents, en leur apprenant à paramétrer certaines fonctions. Cela peut être par exemple l’ergonomie du plan de soin, l’édition des étiquettes ou des bons de dispensation, le tri des prescriptions, etc. Lorsque leurs demandes concernent des paramètres touchant le développement des logiciels, c’est nous qui nous chargeons de les intégrer. »
À la fin de cette première journée, les référents repartent avec des exercices afin de s’entrainer sur l’environnement de test et de s’exercer aux paramétrages.
Étape 2 : le groupe projet se retrouve 2 à 3 semaines après et fait le point sur l’apprentissage des paramétrages. Au fil des jours, les demandes s’affinent, les référents se familiarisent avec l’outil et personnalisent l’interface utilisateurs en fonction de leurs pratiques.
Étape 3 : les formations des utilisateurs. « Pour que les séances se déroulent dans de bonnes conditions, l’idéal est de ne pas dépasser 10 participants par session, avec un poste informatique chacun, précise Laurent. Le format est variable. Pour les IDE, les pharmaciens ou les préparateurs, il faut compter 2 à 3 h pour la gestion du circuit du médicament dans Pharma. En revanche, lorsqu’on aborde la gestion de stocks ou de la préparation des chimiothérapies, la formation dure au moins une journée. Le programme est plus complexe. »

Certifié Qualiopi, Computer Engineering a mis au point une approche pédagogique éprouvée, avec des scénarios de validation qui permettent de vérifier l’acquisition des connaissances tout au long de l’apprentissage. En fin de formation, chaque participant complète un quiz d’auto-évaluation. Il remplit également un questionnaire de satisfaction balayant différents items : déroulé et contenu de la formation, moyens mobilisés, etc. Laurent récupère l’ensemble des questionnaires tous les mois et fait l’analyse des appréciations. « Notre ambition est de ne jamais obtenir moins de 8 sur 10. Jusqu’à présent, l’objectif est tenu ! ».

Le jour J et après…
Très rapidement après la formation, le démarrage a lieu en présence du formateur Computer Engineering et des référents de l’établissement. « Le jour J, nous laissons les équipes manipuler les outils, nous les aidons bien sûr, car il y a toujours des questions ou des craintes. Mais si tous les paramétrages et leurs impacts ont été bien réfléchis avec le groupe projet en amont, cela facilite énormément la prise en main. »

Après le lancement, Computer Engineering priorise les demandes de support du site déployé pendant 3 semaines. Puis le formateur revient 1 mois après pour faire le point et affiner certains réglages si nécessaire. Dans l’intervalle, les référents ont accès à des ressources documentaires sur le portail dédié de Computer Engineering.

Computer Engineering propose également des formations de suivi personnalisées, hors déploiement. Conçues selon les souhaits des utilisateurs, celles-ci ont pour objet d’intégrer des nouveautés techniques ou d’optimiser les circuits de l’établissement selon ses évolutions. Dans un environnement médical particulièrement mouvant, les hôpitaux ont ainsi la possibilité de disposer de solutions informatiques qui leur ressemblent, au plus près de leurs besoins.