Gestion de l'information : la boîte à outils idéale pour des hôpitaux plus performants

L'impact du vrac numérique sur le domaine de la santé

Selon une analyse de la HAS publiée en 2025, la moitié des événements indésirables graves associés aux soins impliquant du personnel non permanent ont pour cause profonde un défaut de communication entre professionnels. Tous les secteurs d'activités, privés et publics, sont confrontés à une surcharge d'informations désorganisées qui ralentit la recherche et fait perdre un temps considérable aux professionnels. C'est ce qu'on appelle le vrac numérique.

Pour les acteurs de la santé, ce vrac numérique a un coût réel : procédures oubliées, erreurs répétées, ressources inaccessibles pour le personnel... Faute d'être structurés, les documents nécessaires au travail des soignants tombent dans l'oubli et ne sont jamais capitalisés, ce qui peut mener à plus d'incidents. Un webinaire d'Alfeo revient sur ce que coûte un savoir mal capitalisé. La gestion de l'information n'est donc pas qu'une question d'efficacité organisationnelle : c'est aussi un critère central de la qualité des soins.

Collecter, exploiter, diffuser, pérenniser : la gestion de l'information recouvre tous les outils et pratiques qui permettent à une structure de valoriser ses ressources documentaires. En rendant les données pertinentes accessibles et analysables, elle facilite la prise de décision et améliore la traçabilité des contenus à mettre à jour. Un exercice de plus en plus complexe, notamment à cause du vrac numérique. Le travail en réseau des établissements de santé, ou encore le vieillissement de leurs outils, ne font qu'accentuer cette surcharge. Reste, pour chaque structure, à identifier les outils capables de porter une gestion de l'information centralisée et complète.

De quels outils s'équiper pour optimiser la gestion de l'information ?

Du CHU au cabinet de campagne, tous les acteurs du soin ont besoin d'un accès fédéré à des ressources structurées, à jour et disponibles en quelques secondes. Néanmoins, ces informations proviennent de sources multiples : articles de recherche, revues scientifiques, bases de données externes, veille... Pour en faire un véritable levier d'efficacité, il faut un outil capable, entre autres, de :

• Centraliser le fonds documentaire de l'établissement ;
• Structurer les contenus selon les référentiels adaptés ;
• Retrouver, à chaque recherche, le document ou l'information pertinente ;
• Valoriser et diffuser les bonnes informations auprès des bonnes personnes ;
• Produire et actualiser de nouvelles ressources pour les soignants...

Stocker l'information ne suffit en effet pas à la capitaliser réellement. Il faut la rendre accessible au personnel soignant, par exemple via un portail unique doté d'un moteur de recherche, à l'image d'un intranet documentaire ou d'une bibliothèque en ligne. Au-delà de cette plateforme, des outils comme les newsletters ou bulletins de veille ciblés permettent de transmettre la bonne ressource au bon interlocuteur. Car capitaliser l'information, c'est aussi savoir la valoriser.

En somme, l'enjeu est de choisir une plateforme réunissant les bons outils, avec assez de flexibilité pour créer un portail sur mesure. La plateforme Syracuse, éditée par l'entreprise française Alfeo, fait par exemple partie des solutions adaptées aux besoins des établissements de santé, notamment grâce à son évolutivité et sa capacité à gérer les réseaux hospitaliers.

Comment utiliser l'IA dans la gestion de l'information à l'hôpital ?

Le nombre croissant de solutions d'IA génératives sur le marché stimule l'innovation dans tous les secteurs. Dans le monde de la santé, les applications de l'IA sont nombreuses : diagnostic, analyse de données, optimisation des tâches administratives... chaque service peut y trouver son compte. Mais alors, qu'en est-il de la gestion de l'information ?

L'IA propose plusieurs manières d'améliorer le partage d'informations au sein des établissements de santé :

• Des modes de recherche documentaire en langage naturel ;
• Des assistants conversationnels pour répondre à des questions complexes ;
• Des synthèses automatisées des documents et procédures clés...

Néanmoins, il ne faut pas négliger les exigences du secteur en ce qui concerne la protection des données et la fiabilité des sources. Le personnel manipule au quotidien des données sensibles qui ne tolèrent aucun risque. De l'autre côté, soignants et étudiants ont chacun besoin d'informations exactes, actualisées, validées par des humains. Autant de critères à prendre en compte dans l'usage de l'intelligence artificielle.

C'est justement l'intérêt de l'IA souveraine : réconcilier automatisation et sécurité, sans sacrifier l'une à l'autre. Genius, le service d'IA souveraine édité par Alfeo, offre par exemple des modes de recherche en langage naturel sur un corpus de documents donné, maîtrisé par l'établissement. Ainsi, il réduit fortement le risque d'hallucination ou de pollution des réponses par des données non vérifiées. Pour aller plus loin, le replay du webinaire santé et pharma d'Alfeo est disponible.