Complète dématérialisation des courriers médicaux : le CHU de Rennes franchit une nouvelle étape vers le « zéro papier »

Le virage numérique du système de santé est une opportunité considérable pour l’amélioration de la qualité des soins du patient. Sa présence est incontournable dans les systèmes d’information et de communication.

Acteur majeur de la santé en Bretagne, le Centre Hospitalier Universitaire de Rennes prend part à de nombreux projets innovants en santé. Pleinement engagé dans sa transformation digitale, il s'inscrit dans une démarche globale de modernisation et de fluidification des parcours de soins avec à terme l’objectif d’un parcours patient 100% numérique (prise de rendez-vous et préadmission en ligne, alimentation du dossier médical partagé - DMP, parcours médical connecté… jusqu’au retour à domicile). Depuis quelques années, l’établissement déroule ainsi un programme de profondes évolutions de ses organisations en déployant « une boite à outils numériques » au sein de ses différents services. 

Le développement d’outils numériques est l’opportunité de repenser les relations usagers-hôpital, mais aussi ville-hôpital en rendant le CHU plus accessible aux patients comme aux praticiens correspondants (médecine de ville, établissements partenaires…) avec qui il entretient des relations étroites. C’est dans le cadre de cette transformation numérique que le CHU de Rennes a généralisé en un temps record l’usage de la solution Lifen pour faciliter la dématérialisation de sa communication médicale, tout en renforçant le lien entre la médecine de ville, l’hôpital et le patient.

Lifen est une solution de communication médicale qui permet aux médecins et établissements de santé d’envoyer leurs documents médicaux sur tous les canaux sécurisés et vers tous les correspondants (confrères comme patients). Lifen met notamment à disposition un annuaire des soignants tenu à jour quotidiennement, afin de permettre la dématérialisation de la plupart des courriers. Cela entraîne une réduction significative du délai de réception des informations et du budget consacré à l’envoi. 

Une généralisation complète et efficace en un temps record 

Après de premiers tests concluants menés début 2020 au sein des services d’Urologie et des Maladies de l’Appareil Digestif, le CHU de Rennes a lancé fin mai la généralisation de la solution Lifen à l’échelle de l’intégralité de l’établissement. 

En 3 semaines, ce sont alors plus de 400 secrétaires parmi 40 services qui ont été formés à son utilisation. Une prise en main rapide de l’outil qui leur a permis d’être directement opérationnels.

Évolution du nombre d’envois quotidiens du CHU de Rennes via Lifen - du 03/06/20 au 02/07/20

À l’issue de ce déploiement, les retours des utilisateurs sont particulièrement positifs. 85% ont déclaré que la prise en main de l’application était simple et rapide.

De premiers résultats très prometteurs 

Le CHU de Rennes franchit ainsi une nouvelle étape dans sa stratégie « zéro papier », ayant pour vocation d’accélérer la circulation de l’information, d’harmoniser les pratiques au sein des 168 secrétariats médicaux, tout en réduisant les coûts liés à l’envoi. Après un mois d’adoption de la solution Lifen, de premiers résultats prometteurs peuvent déjà être observés. 

Plus de perte de temps dans la recherche des coordonnées des correspondants. L’intelligence artificielle et l’annuaire exhaustif présents au sein de l’outil permettent aujourd’hui de détecter automatiquement pour la quasi-totalité des documents l’intégralité des destinataires et les coordonnées associées. « Lorsqu‘une secrétaire souhaite envoyer un compte-rendu ou une convocation, le logiciel recherche dans le document le nom du patient ou du médecin prescripteur et leur associe le mode d’envoi correspondant (envoi postal ou messagerie sécurisée). L’impression, la mise sous pli et l’affranchissement des envois postaux résiduels étant également désormais réalisés par Lifen, l’outil permet de nous libérer de cette tâche et de nous recentrer sur nos autres missions » précise Chrystèle DUMON, coordinatrice des secrétariats médicaux au CHU de Rennes.

Après un mois d’utilisation de Lifen, le taux de dématérialisation observé était de 85% : une progression considérable, compte tenu de la volumétrie d’envois de l’établissement (déjà 2 500 courriers envoyés par jour via Lifen début juillet) « Outre le gain de temps et l’économie d’affranchissement générés, cette solution permet de fiabiliser nos envois avec la garantie du bon acheminement des documents adressés. La fluidité des échanges comme la traçabilité offerte par l’outil améliorent la coordination entre nos équipes hospitalières et nos partenaires de la médecine de ville. Ce déploiement s’inscrit plus globalement dans notre stratégie d’évolution des parcours de soins des patients vers le 100% numérique » souligne Christine PICHON, Directrice du système d’Information du CHU de Rennes.

Un déploiement progressif de la solution Lifen dans la région

Le choix du déploiement de la solution Lifen pour faciliter l’échange de documents médicaux au sein du CHU de Rennes est une première étape dans la généralisation de la solution au sein de la région. Lifen va notamment être progressivement étendu dans les mois à venir à d’autres établissements de santé du GHT Haute-Bretagne.

Par ailleurs, de nombreux autres établissements, parmi lesquels le Groupe Hospi Grand Ouest, l’UGECAM et le Groupe Vivalto, sont également en train de déployer la solution. 

Cette coordination territoriale permettra d’assurer la pérennité du parcours de soin à l’échelle de la région, mettant notamment l’accent sur le contact avec la médecine de ville, élément primordial pour la continuité de la prise en charge des patients. 

À propos de Lifen 

Lifen est une plateforme de coordination médicale permettant aux établissements de santé, aux praticiens libéraux et aux patients d’échanger des données médicales en toute sécurité. En simplifiant et sécurisant la communication médicale, Lifen permet aux professionnels de santé de libérer du temps de soin pour leurs patients. Créée en 2015 par Franck Le Ouay, Alexandre Huckert et Etienne Depaulis, la société compte 100 personnes et a permis le partage de plus de 12 millions de documents médicaux par an auprès de plus de 100 000 praticiens. Pour en savoir plus : www.lifen.fr 

À propos du CHU de Rennes 

Le CHU de Rennes est un établissement d’excellence au service de la population bretonne. Il propose une offre de soins, de premier niveau, aux Rennais et Bretons mais également une offre de recours aux niveaux territorial, régional et national. Il dispose d’un plateau médico-technique de pointe, dédié au diagnostic et à la médecine interventionnelle. Chaque jour, les 9 260 professionnels du CHU, dont près de 1 000 médecins, répondent aux enjeux de santé publique en s’investissant dans toutes les activités pour l’urgence comme pour les activités programmées. Le CHU est également en 1ère ligne pour faire face aux crises sanitaires comme le COVID-19. 10 plateformes et infrastructures de recherche de haut niveau, font du CHU un acteur majeur sur le plan de la recherche et de l’innovation.  Pour en savoir plus : www.chu-rennes.fr