Le SI Achats, un outillage métier pour la fonction Achats hospitalière

Le Programme national Performance hospitalière pour des achats responsables (Phare) aborde sa deuxième phase triennale avec une nouvelle ambition : économiser 1,4 milliard d’euros sur les achats hospitaliers réalisés entre 2015 et 2017.

Une forte mobilisation des hôpitaux

« L’année dernière, la communauté a dépassé l’objectif avec 423 millions d’euros de gains d’achats sur une économie attendue de 420 millions », se félicite Raphaël Ruano, responsable du programme Phare à la Direction générale de l’offre de soins (DGOS). Les acteurs de l’achat hospitalier démontrent un grand dynamisme avec 53 % des hôpitaux impliqués dans les Plans d’actions Achats (PAA), l’ensemble de ces établissements représentant plus des trois-quarts du montant total des achats publics hospitaliers dans l’Hexagone. 

Le programme Phare à l’aune des GHT

Il leur faut maintenant intégrer la dimension des groupements hospitaliers de territoire (GHT) dans leur politique d’achat et leur outillage interne. L’heure est au développement des systèmes d’information spécifiques afin de simplifier le pilotage des gains et de renforcer la convergence entre les achats et les approvisionnements. Selon le responsable du programme Phare, le SI Achats doit répondre à quatre besoins majeurs : « la coordination dans l’instruction des affaires, l’harmonisation des pratiques, le pilotage partagé des processus et des données d’achat et enfin […] une intégration fluide de la fonction Achats au cycle budgétaire des établissements du GHT ». C’est pourquoi le ministère de la Santé s’est fortement engagé dans un chantier d’industrialisation des outils de l’achat dans les hôpitaux

Les principales fonctionnalités du SI Achats

Le prochain Guide méthodologique du SIH d’un GHT intégrera cinq axes fonctionnels pour le SI Achats.

Tout d’abord, des compléments aux outils de dématérialisation des procédures de marché et au processus global de la chaîne dématérialisée de la commande faciliteront l’accès aux documents et leur partage entre tous les acteurs Achats des établissements d’un GHT, notamment à travers une Gestion électronique des documents (GED). Ensuite, les outils de planification des achats vont permettre d’intégrer le travail en mode multi-établissements et multi-acteurs en mettant à disposition des plannings intelligibles mis à jour régulièrement de manière souple. Enfin, le pilotage des achats regroupera le reporting interne à la fonction Achats d’un GHT (volumes par domaine d’achat et par fournisseurs), le reporting pour la direction générale ainsi que l’analyse économique avec calculs de gains.

Spécification des interfaces avec les GEF

Selon la DGOS, le déploiement de ces nouveaux outils SI Achats nécessitera une vigilance dans la spécification des interfaces avec la GEF (système d’information de Gestion économique et financière) afin, d’une part, de garantir une simplicité opérationnelle et une fiabilité des modalités d’export des fichiers de marché depuis les GEF (initialement multiples) des établissements vers les outils du SI Achats et, d’autre part, de faciliter la validation fonctionnelle de celles-ci.

La montée en puissance du SI Achats

Des réflexions ont été lancées par « sept groupes de travail impliquant des acteurs de l’achat et des DSI afin d’élaborer les spécifications fonctionnelles qui devraient être achevées cet été », confie-t-on au ministère de la Santé. Les éditeurs du marché ont été consultés très en amont afin de favoriser une large mobilisation sur cette démarche. L’objectif est d’obtenir de nombreuses offres disponibles sur le marché vers la mi-2017 et accessibles dans des conditions économiques et opérationnelles satisfaisantes pour les acteurs hospitaliers.