Robot de dispensation, l’interface indispensable de la DSI

Quel a été le rôle de la DSI dans la mise en place des interfaces entre le logiciel robot et le logiciel de gestion de stock de la PUI ?

Jonathan Unia : La DSI a joué un rôle à la fois technique et de coordination entre la pharmacie à usage intérieur (PUI) et les éditeurs du logiciel de gestion des stocks et du logiciel du robot. Dans un projet d'interopérabilité, maîtriser les flux qui circulent entre les différentes applications est primordial. Il faut bien les identifier, les structurer puis les mettre sur papier de façon fonctionnelle pour préparer la phase de test et anticiper les scénarios.

Au-delà de l'aspect technique, comment la DSI a-t-elle assuré la médiation entre les différentes parties ?

J. U. : Nous avons conduit des entretiens individuels avec chaque acteur. L’analyse s’est déroulée en deux temps : une analyse fonctionnelle pour comprendre comment ces flux étaient structurés et à quoi ils servaient, puis une analyse technique pour définir le format de transmission. Chacun avait son propre vocabulaire et ses propres besoins : la DSI a traduit ces attentes en exigences compréhensibles par tous. C'est un travail de reformulation, presque de vulgarisation, pour créer un langage commun.

Cet alignement entre les parties a-t-il été difficile à obtenir ?

J. U. : Dans ce cas précis, les deux mondes – la prescription médicale et la gestion des stocks de pharmacie – partagent un vocabulaire et des pratiques suffisamment proches pour que l'alignement se fasse sans frictions majeures. Cela dit, même dans ce contexte favorable, le projet a nécessité de multiples rendez-vous, des échanges réguliers, plusieurs versions du cahier des charges et des cycles de validation.

Comment réalisez-vous la cartographie des flux ?

J. U. : Nous établissons d'abord une cartographie fonctionnelle en analysant les processus métiers : à quel moment l'interface intervient et comment sa mise en place va les modifier. On produit ensuite la cartographie technique : on y précise les applications, les données à transiter et leur objectif.

Combien de temps représente cette phase d'analyse, en moyenne ?

J. U. : En théorie, il faut compter entre trois et cinq jours-hommes. Le défi n'est pas tant de comprendre l'existant, qui est souvent très bien rodé pour un usage manuel, mais de le repenser pour l’adapter au numérique. Passer d’une ressaisie manuelle à une transmission automatisée des données change radicalement la donne. En pratique, le temps des experts métiers est précieux et difficile à mobiliser. Les entretiens sont rythmés par les urgences de production, les appels, les sollicitations immédiates. Mais, grâce à cette immersion dans les contraintes du quotidien, on sait que l'interface que l'on construit répondra concrètement aux besoins d'un service qui ne s'arrête jamais.

Cette rigueur cartographique suffit-elle à éviter les oublis ?

J. U. : La cartographie permet de modéliser avec précision environ 80 % de l'activité, soit le cœur des flux nominaux. Mais elle ne peut pas être exhaustive d'emblée : certains processus exceptionnels ne se révèlent qu'à l'usage. C'est là tout l'intérêt des phases de test qui précèdent la mise en production : elles permettent d'identifier et de documenter les 20 % de cas particuliers qui n'émergent que lors des simulations réelles, avec la participation du métier. Cette approche progressive garantit qu'au moment du démarrage, la solution est robuste sur les flux principaux et prête à absorber les exceptions métiers.

 Comment s'organise ensuite la phase de maintenance et de suivi en production ?

J. U. : Nous gardons ce rôle centralisateur. Dès la livraison, nous accompagnons les équipes métiers : nous supervisons les flux, détectons et documentons les anomalies, et assurons le relais auprès des éditeurs, avec une astreinte informatique continue. Une fois l'activité stabilisée, la PUI peut communiquer directement avec l'éditeur pour les problèmes courants. Notre intervention se limite alors aux anomalies qui résistent à un simple appel téléphonique, au suivi des tickets et des correctifs. Ce rôle de pivot, technique et humain à la fois, résume la place de la DSI dans ce type de projet.