Vu à Santexpo – Les clefs du déploiement réussi du DPI Maincare IC au GHT Bourgogne Méridionale

La décision de déployer le DPI nouvelle génération Maincare IC au sein de ce GHT de 5 établissements (dont le CH de Mâcon, site support) a découlé de la rédaction du projet médical partagé puis du schéma directeur du GHT. « Sa mise en œuvre est la première pierre du SI convergent », a souligné Jean-Christophe Tamboloni, pour qui ce projet a vraiment « construit » le GHT : « c’est la pierre angulaire de notre coopération, qui auparavant était très réduite ».

Le Centre hospitalier de Tournus, site pilote, a été mis en production en juin 2022. Le CH de Bourbon Lancy a suivi en novembre 2022 puis celui de Cluny en mars 2023, soit un total de 900 lits déployés. 

Le déploiement concerne un périmètre large des fonctionnalités proposées par Maincare IC : prise en charge médicale et soignante, prescriptions polymodales, gestion du circuit du médicament (intégration optimisée avec la solution Copilote), bureautique, prise en charge des résidents EHPAD (grilles AGIR / PATHOS, plaies, bilan d’autonomie), gestion des dossiers administratifs et des mouvements (connexion avec la GAM C-Page) ou encore gestion des rendez-vous et des ressources. 

Pour le GHT, le déploiement de Maincare IC va largement contribuer à l’amélioration de la prise en charge des patients sur le tout le territoire, notamment via une utilisation et une alimentation d’un dossier unique en tous lieux, une continuité des prescriptions, du plan de soins et des observations médicales sur l’ensemble des établissements, et enfin une exploitation des antériorités du patient quel que soit le lieu de production de l’information.

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Une équipe transverse pour une logique de co-construction

Pour mener ce chantier, « le GHT s’est transformé », a souligné Maëlle Pulicani, coordinatrice de projets SI au GHT. « Une équipe projet transverse au GHT a été créée, s’appuyant sur les ressources de chaque site : les sponsors du projet (CME, directions…), les équipes projets (équipes métiers et DSI) et les référents utilisateurs », a-t-elle détaillé. Les acteurs du projet ont utilisé divers outils collaboratifs pour avancer et pour informer l’ensemble des professionnels des établissements concernés. 

Le choix d’une équipe transverse découle de la volonté de « construire les éléments de la même façon sur l’ensemble du GHT », notamment car les médecins peuvent être mobiles sur différents établissements. La méthodologie a été construite en trois temps : le recueil de l’existant (processus, documents, formulaires utilisés…), une analyse des écarts et une pré-sélection des éléments à converger, puis des ateliers de convergence pour choisir les éléments cibles et les co-construire en partant des éléments déjà utilisés auparavant. « Ces ateliers couvraient un large périmètre : volet soins, volet médical, prescriptions, EHPAD, nutrition, etc. », a précisé Carine Barret, chef de projet Données médicales et Dossier de soins.

La phase de déploiement a débuté avec une formation des utilisateurs finaux, puis des sessions d’assistance à la reprise des données (avant le démarrage). Des bilans quotidiens ont eu lieu pendant toute la phase de démarrage pour remonter les éventuels problèmes de paramétrage, de droits, etc., puis un dispositif de remontée et de traitement des alertes a été mis en place au moment du démarrage. « Un fort investissement a été réalisé par Maincare pour accompagner les professionnels du GHT à chaque étape du projet, mais au bout de trois établissements déployés, les référents utilisateurs sont déjà beaucoup plus aguerris au paramétrage », a observé Laurence Charviez, responsable projets chez Maincare.

Si les trois premiers établissements ont été déployés en mode big-bang, avec un basculement des anciens DPI vers Maincare IC en deux à trois semaines, ce ne sera pas le cas des deux derniers, le CH de Paray (fin 2023) et celui de Mâcon (début 2024). « Compte tenu du grand nombre de personnes à former, nous avons prévu une phase de cohabitation de plusieurs mois, entre le DPI actuel M-CrossWay et Maincare IC », a précisé Maëlle Pulicani. 

Globalement, « nous avons réussi à tenir le planning car le GHT s’est très bien organisé, avec une gouvernance projet bien menée, des chefs de projet ayant chacun leur périmètre, et des référents métiers (pharmacie, urgences…) fortement impliqués », a résumé Laurence Charviez. Mais aussi « une confiance mutuelle » entre Maincare et le groupement.

Carine Barret, de son côté, a souligné les retours très positifs des différents services. Ils ont salué la facilité de prise en main du nouveau logiciel, son ergonomie, ainsi que la qualité de l’accompagnement proposé par Maincare.