En direct des 9èmes Journées des Adhérents du SIB : le CH de Roubaix dématérialise ses dossiers patients

« La consultation de plus de 3 000 dossiers patients au format papier chaque mois était devenue chronophage », raconte Nicolas Jean, DSI du CH de Roubaix. L’établissement de santé a opté pour l’archivage de tous les documents issus de leur DPI (solution easily) par le biais d’un flux automatisé de versement vers le système d’archivage électronique (SAE). Suite à une étude menée par le CH de Roubaix, la reprise en masse des données patients papier ne fait pas partie du périmètre actuel mais sera étudiée dans un second temps. Ce projet, mené en partenariat avec le SIB et porté par un groupe de travail pluridisciplinaire issu de la commission « dossier patient » regroupant médecins DIM, cliniciens, cadres de santé, archivistes, secrétaires, direction des soins et DSI, répond à plusieurs enjeux : limiter les demandes de dossiers papier auprès des archives, en réduire la taille, harmoniser le dossier patient et tendre vers un DP 100% numérique. La démarche s’inspire des travaux menés par le Groupe hospitalier Paris Saint-Joseph, un des pionniers français en la matière.

Matérialisation du projet

Le groupe de travail a identifié plusieurs axes de travail : produire nativement l’information au format numérique, numériser le flux à savoir l’ensemble des examens extérieurs au format papier, assurer l’archivage des documents à valeur probatoire, développer les échanges sécurisés avec l’extérieur. En cheminant vers un dossier patient « 0 papier », le CH de Roubaix entend limiter le recours au papier bien sûr, mais aussi simplifier l’accès aux documents, sécuriser leur conservation, centraliser l’information, supprimer le double-classement et bénéficier d’une procédure dégradée pour le DPI.

Un partenariat de longue date

Pourquoi avoir choisi le SIB ? « C’est un partenaire de longue date, certifié HDS et agréé Tiers archiveurs par le SIAF (Service interministériel des archives de France) et proposant une solution en mode saas. Ce qui évitait un investissement à l’établissement en période de construction du schéma directeur du système d’information dans le cadre du GHT », rapporte Nicolas Jean qui avance également la possibilité d’une réversibilité de ce processus d’archivage.

Les clefs de la réussite

Le succès d’une telle opération qui a un impact tant technique qu’organisationnel « repose sur le soutien et l’implication des responsables, avec une direction qui valide, porte le projet et alloue les moyens nécessaires », explique Haïfa Darghane, cheffe de projet e-archiviste au SIB. « Il faut également, ajoute-t-elle, se référer aux utilisateurs finaux en prenant en compte leurs besoins, au risque qu’ils rejettent un outil qu’ils ne parviennent pas à prendre en main ». Un accompagnement au changement doit par ailleurs être mené pour acculturer les collaborateurs à l’archivage, au nouvel outil et à une manière de travailler également nouvelle.
L’étape de conception de ce chantier d’importance va prochainement s’achever. « La production est prévue pour septembre 2019 », annonce Nicolas Jean.