Le GHU Paris psychiatrie & neurosciences réalise avec succès la fusion de son système d’information en collaboration étroite avec Maincare Solutions

La création d’un nouvel hôpital, le GHU Paris, est l’aboutissement d’une coopération mûrie et volontariste des 3 établissements qui le composent. Au cours des 5 dernières années, ils ont ainsi repensé l’organisation territoriale des soins, conçu un projet médico-soignant partagé et restructuré leurs fonctions support au sein d’une direction commune. Aujourd’hui, le GHU Paris psychiatrie & neurosciences rassemble 5600 professionnels, dont 600 médecins, avec un budget de 380 millions d’euros.

Au niveau du système d’information, les 3 établissements étaient équipés des solutions Finances de Maincare Solutions composées des applicatifs de gestion administrative et de facturation (M-GAM) et de gestion financière (M-GEF). La création d’un nouvel hôpital impliquait de consolider les informations des 3 sources au sein d’une seule et même base de données.

Sur le plan du calendrier, les opérations ont été lancées début avril 2018 avec une volonté de collaboration étroite entre la Direction de l’Innovation Technologique et du Système d’Information et l’équipe projet Maincare Solutions. Ce mode d'organisation projet a permis :

• d’anticiper au maximum les opérations techniques substantielles liées au changement d’infrastructure technique afin d’alléger le chemin critique du projet ;
• de se concentrer suffisamment tôt sur les opérations de rapprochement des référentiels Structure, Patient et Achats (2500 séjours, 2 millions de documents, 2 000 marchés et 3000 références produits) ;
• de bien prendre en compte les processus et particularités d’utilisation des applicatifs dans chaque établissement afin de faire converger les paramétrages et les pratiques ;
• d’assurer la disponibilité de l’équipe Projet GHU sur toute la durée du projet, en tenant compte des attentes et usages de l'ensemble des acteurs internes.

Afin d’anticiper toute difficulté, et d’évaluer dans son ensemble le dispositif de transformation, deux « bascules » à blanc ont pu être conduites avant l’échéance du 1er janvier 2019.

La réouverture des accès aux utilisateurs de M-GAM et M-GEF s’est accomplie de façon transparente et sans perturbation majeure dans l’utilisation quotidienne des applicatifs

« Cette fusion a permis de développer le Système d’Information de manière efficace, en lien étroit avec l'ensemble des processus métiers au sein d'une équipe projet de type intégré. La méthodologie adoptée a notamment permis la capitalisation de l'expérience patient et utilisateur. Ce projet s'intègre dans une stratégie plus globale de notre système d'information de mobiliser les concepts d'innovation, en lien avec notre territoire. L'ensemble des projets réalisés s'appuie sur les méthodologies de type « design de service » ou « diamant ». Chaque projet s'appuie par la mise en place de séances d'idéation pluriprofessionnelles et sur des cycles cours (méthode dite agile). En effet, afin d'éviter des effets tunnels, nous avons privilégié des sessions de prototypage et de mise en oeuvre rapide. La mise en oeuvre de telles opérations dans des délais relativement courts installe une dynamique performative avec l'ensemble des acteurs tant en interne qu'en externe » souligne Stéphane Pierrefitte, Directeur de l’Innovation Technologique et du Système d’Information, GHU Paris psychiatrie & neurosciences.

« Ce type de projet est complexe et présente un niveau de risques importants. Notre direction de projet a eu la chance de pouvoir s’appuyer sur une équipe projet GHU compétente, bien organisée et très bien préparée, permettant de mettre en place une gouvernance-projet assez pragmatique et de supprimer un à un les différents risques identifiés. Nous sommes de plus en plus sollicités par nos clients pour mener des projets de fusion ou de convergence GHT et cette expérience nous a permis de confirmer notre capacité à les accompagner dans ce type d’opérations et va constituer pour nous une vraie référence à l’avenir » précise Stéphane Carton, Directeur du Centre de Compétences Finances & Workforce chez Maincare Solutions

A propos du GHU Paris psychiatrie & neurosciences

Le 1er janvier 2019, les hôpitaux Maison Blanche, Perray- Vaucluse, et Sainte Anne se sont unis pour devenir le Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) Paris psychiatrie & neurosciences. Après avoir élaboré un projet médico-soignant, repensé l’organisation territoriale des soins parisiens avec 170 lieux de prise en charge répartis dans la capitale, unifié leur gouvernance, il s’agit là de permettre à ces trois établissements de devenir le 1er acteur hospitalier parisien des maladies mentales et du système nerveux. Au total, 60 000 usagers, soit 1 parisien sur 40, sont accueillis chaque année par les 5600 professionnels de santé du GHU, qui compte 600 médecins. L’alliance des neurosciences et de la psychiatrie constitue à la fois un héritage et une identité singulière de ce nouvel hôpital, reconnus par les acteurs du territoire tels que la Ville de Paris. La dimension universitaire du « GHU » rend possible des interactions permanentes entre pratique clinique, formation, enseignement et recherche. www.ghu-paris.fr

A propos de Maincare Solutions

Situé à Canéjan (près de Bordeaux), Maincare Solutions est le leader de la e-Santé en France. Depuis près de 20 ans, le groupe édite des solutions informatiques dédiées aux établissements de santé. Ces solutions permettent la gestion du parcours du patient (admission, transfert, planification des ressources, dossier de soins, dossier médical, prescriptions…) dans tout l’hôpital (blocs, urgences, unité de soins), la gestion des images de radiologie, la gestion administrative et le pilotage de l’activité médico-économique. Depuis 2016 et le rapprochement avec la société IDO-in, Maincare Solutions a étendu son offre de services pour répondre aux nouveaux enjeux de santé : développer la prévention et améliorer la prise en charge des patients à toutes les étapes de leur parcours de santé grâce à la technologie Idéo, ou encore accélérer l’usage de la télémédecine avec l’offre Covalia. Le groupe accompagne désormais l’ensemble des acteurs du système de santé - établissements publics et privés, GHT, agences régionales, assureurs et mutuelles – dans leur transformation digitale et la coordination de leurs actions. Près de 1000 établissements et GCS, dont 80 % des CHU/CHR français, font déjà confiance à Maincare Solutions. Déjà présent au Luxembourg et en Suisse, le groupe souhaite aujourd’hui accélérer son développement à l’international.