Klee Group simplifie la numérisation des documents du dossier patient

La dématérialisation des documents papier en milieu hospitalier n’est pas nouvelle. Les microfiches ont longtemps été le standard en la matière. Mais les hôpitaux doivent composer avec une technologie et des outils vieillissants, pour ne pas dire obsolètes.
Aujourd’hui, « nous apportons une solution simple et sécurisée, avec une technologie de pointe, qui permet de répondre aux besoins des établissements de santé », explique Christian Dubourg, directeur marketing produit Spark Archives chez Klee Group. Scan2Spark, c’est le nom de cette nouvelle solution, apporte une double réponse : une numérisation intuitive et une gestion optimisée du stockage des données, le tout dans le complet respect de la réglementation.

Une numérisation simplifiée…

La transformation du document papier en version numérique fidèle se fait à partir d’un scanner, d’une imprimante multifonction ou d’un smartphone, en utilisant les technologies Autostore® de la société Nuance. La numérisation est guidée pour obtenir des fichiers répondant aux critères en vigueur (résolution, dimension, etc.). Une fois créés au format PDF, les fichiers sont automatiquement routés vers le dossier idoine, soit directement dans le système d’information de l’établissement, soit chez un hébergeur certifié de données de santé. Il s’agit de l’entrepôt de données de la Caisse des dépôts et consignations, CDC Arkhinéo.
En outre, Spark Archives permet de gérer les processus d’enregistrement du consentement, avec une signature électronique via un smartphone ou une tablette. Cette signature évite de recourir à un document papier devant être signé, puis numérisé.

… conforme à la réglementation…

Le processus d’acquisition d’images et de création d’un fichier numérique est tracé, avec le nom de l’auteur de la numérisation, l’horodatage et la production d’une attestation de versement. Une empreinte de chaque fichier est également réalisée, conformément à la réglementation sur l’archivage numérique. « La validité du fichier doit pouvoir être certifiée ultérieurement », souligne Christian Dubourg, ce qui peut notamment être utile dans le cadre de procédures médico-légales.

… et insérée dans les process existants

Le système d’information des hôpitaux comporte déjà des process de gestion des documents. « La solution Spark Archives a été pensée pour ne pas emboliser les flux existants », indique le directeur marketing de Klee Group. Tout est fait, ajoute-t-il, pour simplifier l’accès aux documents et leur partage entre les intervenants (administration, professionnels de santé, etc.).
Et, en plus du processus « Copie numérique fiable », Scan2Spark propose de nombreuses options technologiques permettant d’optimiser l’extraction des métadonnées contenues dans les documents numérisés. La solution intègre des fonctionnalités de reconnaissance optique de caractères (OCR), de reconnaissance automatique de documents (RAD) et de lecture automatique de documents (LAD).

Pour en savoir plus, il est possible de s’inscrire au Webinar Scan2Spark du 22/11/2018 :