Au CHU de Montpellier, une campagne de notation 2017 zéro papier avec le portail RH de Maincare solutions

L’évaluation et l’entretien professionnel des agents publics sont des actes de management importants. La notation qui les accompagne est en revanche une tâche administrative assez consommatrice de temps, concernant de très nombreux acteurs et exigeant de nombreux niveaux de validation. Le CHU de Montpellier a décidé de dématérialiser le processus de notation via le portail RH de Maincare Solutions, utilisé par l’établissement depuis 2014 pour faciliter et raccourcir ce circuit.

La mise en place de la notation dématérialisée s’est déroulée en étroite collaboration entre les directions particulièrement impliquées dans le projet, à savoir la Direction des Ressources Humaines et celle du Système d’Information. Les équipes du CHU ont bénéficié d’un accompagnement renforcé d’experts fonctionnels et techniques de Maincare Solutions. Une phase d’expérimentation s’est effectuée de juin à août 2016 sur quatre pôles médicaux et quatre directions fonctionnelles représentant plus de 2600 fiches de notation. Cette expérimentation a démontré de nombreux avantages du « zéro papier » pour fluidifier, simplifier et fiabiliser le circuit des notations.

Le nouveau workflow des notations dématérialisées s’appuie sur les fonctionnalités robustes du portail RH, nativement intégré à la suite M-RH, qui répond aux besoins de différents profils d’utilisateurs (agents, cadres, DRH…) tout en respectant les règles de confidentialité et de sécurité.

Suite au succès de l’expérimentation conduite en 2016, le CHU de Montpellier généralise les notations « zéro papier » au cours de la campagne 2017 qui sera lancée courant juin. Cette campagne sera ouverte au personnel non médical (titulaires, titulaires-stagiaires, stagiaires) du CHU ce qui se traduira par l’économie de près 7000 feuilles de papier. Sans parler du gain de temps pour les cadres et les agents qui auront un accès plus rapide à leur notation lorsque celle-ci a été validé par la Direction Générale !

« La dématérialisation des notations était notre priorité. Le workflow est articulé à partir de la hiérarchie de la gestion des postes avec trois niveaux d’acteurs : une proposition du cadre de proximité complétée par le supérieur hiérarchique et une validation du Directeur Général délégué au Directeur des Ressources Humaines et de la Formation. A la suite de l’expérimentation, nous avons eu de très bons retours d’expérience des pôles pilotes. Ils ont notamment mis en avant l’accès rapide pour l’agent à sa fiche avec une meilleure visibilité sur les étapes du processus. Une saisie simple et intuitive pour le cadre de proximité avec une validation rapide du responsable de pôle ou du directeur a également été très appréciée. Cette optimisation permet à la DRH de simplifier le suivi de la gestion de la notation occasionnant un gain de temps non négligeable », déclare Mme Emilie Barde, DRH Adjointe au CHU de Montpellier.

« Le portail RH de Maincare Solutions nous accompagne dans la modernisation des services proposés aux agents et l’amélioration des performances de l’établissement, grâce à une gestion simplifiée et automatisée », poursuit Mme Emilie Barde. L’extension de son usage à nos établissements partenaires pourrait ainsi être un atout à réfléchir dans le cadre de la mise en place du GHT Est-Hérault et Sud-Aveyron notamment sur les publications de poste par exemple. »

À propos du CHU de Montpellier
Avec 2 030 lits et 585 places, le CHU de Montpellier est aujourd’hui 7ème rang des CRU de France pour son budget et se classe parmi les 5 meilleurs, selon tous les sondages de ces dernières années. Il est composé de huit sites regroupés au nord de la ville qui abritent les pôles d’activités en fonction de leurs spécialités pour une meilleure efficacité. Le CHU de Montpellier dispose de structures capables de traiter des pathologies rares ou difficiles : diagnostic pré implantatoire, néonatologie, prise en charge de la polyarthrite rhumatoïde, chirurgie de la main, greffe cardiaque, greffe hépatique, neurochirurgie, implants cochléaires, radiothérapie stéréotaxique, thérapie cellulaire, implant de pace maker compatible IRM... Le CHU de Montpellier a été classé par le ministère de la santé dans le groupe des "forts chercheurs".

A propos de Maincare Solutions
Située à Canéjan (près de Bordeaux), Grenoble, Poitiers et Saint-Malo, Maincare Solutions édite des solutions informatiques dédiées aux établissements de santé français depuis plus de 15 ans. Ces solutions permettent la gestion du parcours du patient (admission, transfert, planification des ressources, dossier de soins, dossier médical, prescriptions…) dans tout l’hôpital (blocs, urgences, unité de soins), la gestion des images de radiologie, la gestion administrative et le pilotage de l’activité médico-économique. Près de 310 hôpitaux, dont 80 % des CHU/CHR français, font déjà confiance à Maincare Solutions au travers de ses différentes lignes de produits.

Situé à Dijon, Lyon, Besançon, Montpellier et en Martinique, le Groupe IDO-in, leader français des plateformes régionales, est un éditeur et intégrateur des solutions spécialisées dans la production de soins, l’échange et le partage des données de santé, la télémédecine et la télésurveillance et le case management. Ces solutions, dédiées aux GCS, GHT et établissements de santé depuis plus de 10 ans, permettent la digitalisation des processus de parcours patient depuis la prise en charge à l’hôpital vers la médecine de ville en passant par les processus de prévention, de repérage, de coordination pour les pathologies complexes. Près de 100 clients font déjà confiance au groupe IDO-in. Le rapprochement des sociétés Maincare Solutions et IDO-in annoncé en février 2016 permet de constituer le nouveau leader de la e-Santé en France avec un portefeuille de solutions interopérables pour la mise en place des GHT et des programmes régionaux. Pour plus d’informations : www.maincare.com