L’APF LE CHEVALON planifie ses personnels avec AGILETIME

Historique et problématique

L'APF le Chevalon, à Voreppe, utilisait un outil interne mis en place sous Excel par le prédécesseur de M. Reynier. L'inconvénient, même s'il fonctionnait bien, était son manque de souplesse dans la prise en main par des tiers n'ayant pas participé à son développement. Les mises à jour d'Excel nécessitaient des interventions de la part d'Alain Reynier dans de multiples macros ce qui engendrait une perte de temps. De plus, les compétences sur le produit étaient à nouveau détenues par une seule personne ce qui aurait posé problème en cas d'indisponibilité notamment. Il devenait urgent de doter l'APF Le Chevalon d'un outil centralisé, accessible sur n'importe quel poste par plusieurs planificateurs en même temps et dont la prise en main serait suffisamment aisée pour que les compétences ne soient pas entre les mains d'une seule personne.

L'APF Eybens avait également besoin d'un outil de planification, les deux établissements ont donc décidé, dans un esprit de cohérence et d'économie des coûts, de mutualiser l'acquisition du futur système.

Processus de sélection et choix définitif

Alain Reynier a directement contacté EquiTime car il connaissait bien AgileTime, l'ayant déjà utilisé en tant que planificateur à l'AFIPAEIM. "Je me souviens que l'outil avait été très bien adapté à la convention 66 pour l'AFIPAEIM. L'APF Le Chevalon étant sous la convention 51, nous avons abordé la question lors de la présentation par le commercial d'EquiTime et on nous a répondu que l'outil s'adapterait à la CC51 sans problème comme cela avait déjà été fait pour la CC66" précise Alain Reynier.

Les premiers contacts pour la démarche commerciale ont eu lieu début 2011 et il fallait que l'outil soit totalement opérationnel pour la rentrée scolaire 2011-2012.

Déroulement du projet

L'équipe projet du Chevalon était constituée de 4 personnes : une cadre de santé, le responsable logistique et chef comptable, le responsable RH, paye et contrats, (qui connaissait très bien le réglementaire aussi bien interne que CC51), et Alain Reynier. Sébastien Cellier, consultant EquiTime, et Emile Fichet, directeur de projets EquiTime, ont proposé un rétro-planning à l'équipe projet du Chevalon et d'Eybens lors de la réunion de lancement. Sébastien a ensuite constitué le DSF. Après la validation de ce dernier, le paramétrage et les formations ont suivi. "Il n'y a pas eu de surprises sur les délais, tout a été déployé en temps et en heure. La phase de tests s'est effectuée pendant les formations ce qui a permis d'affiner le paramétrage" souligne Alain Reynier. "Comme prévu, en juin tout le travail était planifié."

Les éléments qui ont contribué à la réussite du projet

"Tout d'abord les décisions internes qui ont été prises assez rapidement sur  les deux établissements. Ensuite un planning des différentes étapes du projet très bien établi, tout était parfaitement calé."

Le bilan après plusieurs mois d’utilisation

"AgileTime est très bien adapté à la convention 51, même s'il y a eu des ajustements à faire au niveau des scripts au départ de la part d'EquiTime, cela fonctionne maintenant.

Nous faisons des demandes d'interventions auprès de Sébastien Cellier, en juin généralement au moment du basculement sur l'année suivante, et une ou deux fois pour de nouveaux paramétrages car nous voulions caler les contrats, ces interventions étant à notre demande uniquement, le paramétrage déjà en place étant opérationnel.

Nous avons de moins en moins de questions de la part des utilisateurs et nous organisons des formations pour les nouveaux salariés pour maintenir une connaissance de l'outil équivalente auprès de tous les utilisateurs."

Les évolutions prévues

"Nous aimerions mutualiser l'aspect serveur et plus généralement l'informatique des deux établissements et pourquoi pas par la même occasion AgileTime". En effet, l'APF Le Chevalon et l'APF d'Eybens utilisent deux bases différentes pour AgileTime car l'informatique des deux établissements est séparé pour le moment dont les serveurs intranets sur lesquels sont installées les bases AgileTime.

"La mise en place de l'interface avec la paye, qui n'a pour le moment pas été faite même si c'était prévu au départ, du fait que nous avons changé notre logiciel de paye entre temps et avons décidé de repousser cette étape du projet."

"L'établissement d'Eybens utilise le module self-service d'AgileTime, sa mise en place pour le Chevalon pourrait éventuellement être une évolution à prévoir, pour le moment nous n'avons pas fait ce choix au niveau des équipes car nous avions peur que cela complexifie les choses. Nous préférons pour l'instant que ce soient les planificateurs qui gèrent les déclarations d'horaires et de données variables."