L’architecture complexe des systèmes d’information hospitaliers au regard de la transversalité de la responsabilité pharmaceutique

On a longtemps pensé pouvoir couvrir ce périmètre de bout en bout avec un outil numérique unique -configuration confortable et rassurante pour les pharmaciens-, mais cette logique s’est progressivement confrontée au besoin équivalent des médecins et personnels paramédicaux de disposer d’une gestion globale des dossiers patients, et aux directions financières de gérer les flux comptables et financiers efficacement. La diversité et la complexité des informations impliquées dans le processus de prise en charge médicamenteux (données cliniques du patient, prescriptions et administrations, informations logistiques, données de traçabilité produits et patients, stocks, commandes, réceptions, factures fournisseurs) témoignent de cette transversalité.

De ce fait, la prise en charge médicamenteuse s’appuie de plus en plus sur trois briques applicatives complémentaires : le Dossier Patient Informatisé (DPI), la Gestion Economique et Financière (GEF) et, entre les deux, le SI de gestion propre à la pharmacie.

Dans l’évolution la plus radicale de ce schéma :

-  Le DPI constitue le socle clinique de la prise en charge du patient et intègre l’amont du processus de PEC médicamenteuse (prescription, conciliation, analyse pharmaceutique), mais aussi l’aval (administration et surveillance). Il permet au pharmacien d’accéder au contexte médical du patient, indispensable à l’analyse pharmaceutique et à la sécurisation des traitements. Les analyses conduisant à ce choix soulignent l’intérêt de maintenir le circuit du médicament dans le DPI afin d’éviter les ruptures d’information et de conserver une vision unifiée du dossier patient.

- la GEF assure quant à elle les approvisionnements, la gestion des marchés, les commandes fournisseurs, les réceptions administratives, la facturation, le suivi budgétaire et la valorisation des stocks.

La brique centrale est alors souvent dénommée « WMS » (de l’anglais Warehouse Management System) car elle se concentre sur les fonctions logistiques : gestion des stocks, réception, décommissionnement et rangement des médicaments, préparation des délivrances nominatives ou globales, gestion des mouvements, traçabilité des lots et numéros de série, transport et livraison. Elle intègre également les interactions avec les robots et automates.

Cette configuration peut être déstabilisante pour les pharmaciens qui voient leur domaine de responsabilité fragmenté entre 3 outils. Elle impose de définir clairement les périmètres confiés à chacune de ces trois briques le long du processus de prise en charge médicamenteuse, mais aussi de maîtriser les nécessaires interfaces :

- les données de prescription et certaines données patient issues du DPI doivent alimenter les processus de préparation et de délivrance du WMS ;

- les mouvements physiques réalisés dans le WMS doivent être répercutés dans la GEF afin de garantir la cohérence des stocks et des flux financiers (l’intégration des flux logistiques et financiers constituant un levier majeur de performance et de fiabilisation des stocks comptables) ;

- les informations logistiques de traçabilité doivent être restituées dans le DPI pour enrichir le dossier patient.

Les retours d’expérience montrent que cette architecture permet néanmoins une répartition claire et cohérente des responsabilités entre le DPI pour les données cliniques, le WMS pour les flux logistiques et la GEF pour les processus économiques et financiers.