Préadmission : les clés pour mettre la solution entre les mains de l’administratif

La polyclinique Saint Privat à Boujan sur Libron (Hérault) utilise la solution Nouveal pour ses pré-admissions, dans les services administratifs. Et ce depuis mars 2022. 

Simple, évolutive et sur mesure 

Cinq éditeurs ont d’abord été sollicités et Nouveal a été sélectionné. « Pour choisir notre solution, nous avions plusieurs prérogatives importantes en tête », étaye Régis Tailhan, directeur administratif de la Polyclinique Saint Privat. Toutes essentielles pour cocher les cases des bénéfices de la préadmission : 

● Premier point : travailler avec « une solution simple d’utilisation pour les patients » afin qu’un maximum de dossiers de pré-admissions soient complétés. Essentiel à la bonne traçabilité des informations et au gain de temps administratif. Le patient devient par ailleurs acteur de sa prise en charge. « Si la prise en mains de l’outil s’avérait trop fastidieuse et/ou trop chronophage, les patients risqueraient de se lasser et de ne pas saisir toutes les données nécessaires. » 

● Second point : la solution doit être évolutive et sur mesure pour répondre aux différentes demandes des services administratifs. Objectifs : fluidifier l’activité d’accueil et le traitement des dossiers. 

● Troisième point : « la gestion de projets assurée par Nouveal est également très importante pour nous », souligne Régis Tailhan. « C’est une approche capitale pour planifier les différentes étapes d’intégration de la solution, pour nous aider à travailler en cohésion avec le comité de pilotage et assurer la mise en ligne de l’application. Nouveal est en effet très réactif pour adapter l’outil, ce qui contribue à la réussite du projet. » 

Communication interne et modules de formation 

Au commencement, « la directrice des soins a assuré le déploiement de la solution au sein de 15 parcours patients en ambulatoire, en majorité dans le service d’orthopédie », décrit Régis Tailhan. « De mon côté, j’ai pris en main la partie technique concernant l’interopérabilité et la pré-admission en ligne. » 

Quels leviers ont été activés pour que les équipes puissent s’approprier la solution ? « La priorité est de bien communiquer auprès des équipes ». Pour ce faire, « nous avons mis en place des réunions de service et des notes d’information ». En externe, « les équipes Nouveal ont organisé des modules de formation sur 2 jours auprès de 30 salariés : le personnel administratif, celui impliqué dans la gestion des lits et au sein du service ambulatoire ». La résultante de cette communication : une prise en mains rapide et une solution effective à 100% depuis le mois de juillet 2022. 

Les bénéfices à la loupe 

En bout de ligne, la solution permet « de collecter des informations claires et précises sur l’identité du patient ». L’enjeu : « poser les bases du dossier patient sans être dans l’urgence, toujours en parallèle d’une admission physique. » 

Toutes les données nécessaires à l’hospitalisation sont donc pré-saisies avant l’admission via la solution. Sur place, « il ne reste plus qu’à signer les documents qui ne sont pas encore digitalisés ». Une amélioration « de la qualité des échanges avec les patients ». Mais aussi une nette diminution de la pression endurée par les secrétaires et le personnel administratif. Lesquels « ne vivent pas toujours très bien le fait de devoir demander aux malades de patienter lorsque la file d’attente ne cesse de s’allonger aux admissions ». 

Avant et après chaque hospitalisation, des questionnaires sont également renseignés en ligne. « Là où auparavant il fallait joindre les patients un à un par téléphone », précise Régis Tailhan. « Aujourd’hui, les malades se saisissent eux-mêmes de leur état de santé ». Et renseignent leurs symptômes ou effets indésirables, entraînant si nécessaire un rappel de l’équipe médicale. 

Projection 2023 

Sur l’année 2023, « nous prévoyons une diffusion de la solution auprès du personnel soignant ». Comment ? « En prévoyant des réunions avec les médecins afin d’organiser le plan de télésurveillance », se projette Régis Tailhan. « Nous travaillons également au déploiement de la solution de pré-admissions pour d’autres parcours patients », en plus des 15 déjà concernés. Enfin, « nous prévoyons de lancer une enquête de satisfaction en 2023 » auprès des patients. 

« Peu de temps après le déploiement de Nouveal dans notre établissement, nous avons passé une certification de la Haute autorité de Santé (HAS). L’intégration de la solution de pré-admission Nouveal a positivement influé la note obtenue. » 

Sources
- Interview de Régis Tailhan, directeur administratif financier de la Polyclinique Saint Privat, le 8 décembre 2022