Comment la solution de dictée SpeechLive de Philips a fait gagner en efficacité le CH Vauclaire

DSIH : Comment est né ce projet de déploiement de la solution de dictée SpeechLive de Philips ?

Vincent Génot : Nous voulions remplacer notre précédent système Philips, qui fonctionnait avec des dictaphones et une application présente sur les postes de travail. C’était un fonctionnement un peu à l’ancienne, avec une complexité en termes de mises à jour et de maintien en condition opérationnelle (MCO). Nous voulions la remplacer par une application Cloud Full Web qui ne nécessite aucune modification du poste de travail et qui soit utilisable en tout point du réseau, aussi bien sur site qu’en mobilité. L’un des avantages de la solution SpeechLive est que si un jour nous avions un problème sur un site distant, une simple connexion Internet permettrait de continuer à travailler.

En tant que RSSI de l’établissement, cette simplicité de déploiement était-elle importante à vos yeux ?

Oui, nous voulions une solution Cloud facile à maintenir, qui nous prenne très peu de temps. Notre équipe informatique n’est pas extensible : notre objectif est donc d’optimiser le MCO des applications de notre système d’information. Avec SpeechLive, le travail de MCO est réduit, ce qui permet à mon équipe de se concentrer sur des sujets plus complexes du SI, comme le dossier patient. Cette solution de dictée vocale a été l’une des premières applications Cloud que nous avons déployées. Nous avons fait une POC (proof of concept) en novembre 2020, que nous avons validée dès décembre car nous étions satisfaits, et le déploiement a débuté en mars 2021 pour s’achever en novembre. Tous nos médecins et nos secrétariats médicaux sont concernés, soit 55 licences.

Pour les utilisateurs, cet aspect Cloud a aussi des avantages ?

Oui. La dictée vocale est une application stratégique. Il fallait donc qu’elle soit facile d’utilisation, très didactique, et que les médecins puissent la prendre en main le plus rapidement possible. Ce côté user-friendly, efficient, faisait partie de nos prérequis. L’avantage aussi de cette configuration Full Web et mobile, c’est que nos médecins, qui se déplacent beaucoup, peuvent enregistrer des dictées entre deux déplacements. Ils ne sont pas cantonnés à leur site, comme c’était le cas avec la précédente solution. Les dictaphones que nous utilisions devaient être placés sur une station d’accueil pour que les enregistrements soient envoyés sur les serveurs. C’est une démarche lourde. Avec SpeechLive, vous pouvez enregistrer, envoyer et accéder à vos dictées à partir d’un simple navigateur. C’est une vraie facilité. Nous avons 25 sites distants sur le territoire de la Dordogne, et les secrétaires médicales peuvent travailler sur plusieurs sites différents : elles peuvent maintenant traiter les dictées de leurs médecins sans être sur le même site. Même sans accès au SI, elles peuvent travailler sur les fichiers grâce à une simple connexion 4G.

Y a-t-il eu des réticences lors du déploiement ?

Non, car la nouvelle solution était vraiment beaucoup plus simple. Il a fallu accompagner les secrétaires médicales pour qu’elles se familiarisent avec la nouvelle interface utilisateur. Elles se sont vite rendu compte que ce nouvel outil permet de traiter les dictées plus rapidement. Par ailleurs, si des médecins souhaitent continuer à utiliser les dictaphones plutôt qu’une application mobile, c’est tout à fait possible. Nous avons également été accompagnés par la société Dicma, distributeur de la solution Philips SpeechLive, ce qui a accéléré l’adhésion.

Comment vous assurez-vous de la sécurité des données ?

Il y a eu des inquiétudes à ce sujet, mais les données sont envoyées sur un serveur certifié HDS, sur lequel nous pouvons établir une politique de rétention des données en conformité avec notre PSSI. En outre, les données ne sont pas conservées sur le téléphone : elles sont envoyées directement en ligne. Et, au moins, il n’y a pas de risque de perte du dictaphone !

Des fonctionnalités supplémentaires sont-elles prévues ?

Oui, nous réfléchissons à d’autres fonctionnalités, entre autres la synchronisation avec l’Active Directory, la mise en place de l’authentification à double facteur, voire la retranscription automatique des dictées.