Un accompagnement pour avancer et se moderniser

« Au sein de l’ADAPEI 27, nous avions un système obsolète. En 2020, nous étions déjà engagés dans une démarche de réflexion pour avoir un DUI. Le lancement du Programme ESMS a été un déclencheur et nous avons souhaité bénéficier de cette candidature pour faire avancer notre projet et obtenir des financements ». Mais déposer un dossier administratif de candidature de cette envergure est chronophage et demande de maitriser l’ensemble du programme, les prérequis, les dates-clés… « Et c’est pourquoi, avec les OG, nous avons souhaité un accompagnement » précise Emmanuelle COR. « L’expertise de WELIOM nous semblait un atout, tant sur le plan de leur connaissance du médico-social que du numérique. C’était pour nous une garantie d’avoir des professionnels qui puissent nous épauler. La parfaite maîtrise du programme (phasage, cadrage, prérequis) et de l’écosystème (ARS, interactions avec les autres régions) ainsi que l’organisation d’ateliers participatifs pour recueillir les besoins du terrain de l’ensemble des professionnels (paramédicaux, éducatifs, soignants, administratifs…) ont aidé pour formaliser la candidature ».

Avec un dépôt de la candidature en août 2021 et une réponse positive quelques mois plus tard, l’ADAPEI 27 entre ensuite dans la phase technique et administrative du marché public. Du fait de la complexité des marchés publics, l’Association a également souhaité s’appuyer sur WELIOM pour l’accompagnement à la préparation et au suivi du DCE pour le choix et la contractualisation avec l’éditeur du DUI, puis dans la foulée, pour l’accompagnement au déploiement du progiciel. « Aujourd’hui, nous sommes dans la partie administrative, et nous attendons avec impatience la prochaine étape : le déploiement du DUI, car il y a un réel engouement des professionnels pour le Programme ESMS ». 

Un appui technique, administratif et humain, et des constats immédiats : « il faut souligner le gain de temps, notamment sur la partie administrative inhérente à la constitution des dossiers, mais aussi l’expérience de WELIOM sur le plan des Programmes Nationaux et la connaissance du marché des éditeurs qui nous a amené à nous interroger en profondeur sur certaines fonctionnalités non développées aujourd’hui en l’absence de DUI » souligne Isabelle CORREA.

En parallèle, l’ADAPEI 27 élabore son schéma directeur des SI (SDSI). « Nous sommes une Association récente et nous avons besoin d’avoir une ligne directrice claire. Le but est d’avoir une vision à 3/5 ans. Se pencher sur le Système d’Information dans sa globalité repose la question de l’organisation et fait ressortir un certain nombre de sujets structurants. De prime abord, on pense à la dématérialisation mais cela pose aussi la question du suivi des maintenances ou du transport en ayant recours à des outils communs pour fluidifier notre organisation ».  Sur ce point, des ateliers sont également organisés pour échanger et faire remonter les attentes de chacun. « Les ateliers sont des moments d’échanges au cours desquels les équipes peuvent s’exprimer librement sur leurs besoins » précise Isabelle CORREA. L’ADAPEI 27 a souhaité continuer à s’appuyer sur l’expertise de WELIOM.« Les relations avec les consultants WELIOM sont simples, fluides et efficaces. Elles nous permettent de nous interroger sur nos modes de fonctionnement et de management et d’accroître nos compétences ! » conclut Emmanuelle COR. 

* Affiliée à l’UNAPEI et première association de l’Eure, l’ADAPEI 27 accompagne au quotidien plus de 1000 personnes en situation de handicap mental, cognitif ou psychique, grâce à ses différentes structures réparties sur 21 sites dans le département de l’Eure.

WELIOM, cabinet de conseil dédié au secteur de la santé, a développé une offre d’accompagnement spécifique. Plus d’info :  www.weliom.fr