Vu à SANTEXPO 2021 - Créer et outiller sa cellule de gestion des lits : les leçons de l’hôpital Nord-Ouest de Villefranche-sur-Saône

Mieux gérer les lits pour optimiser la gestion des flux, augmenter l’activité programmée et fluidifier les sorties : ce projet, né de la volonté de l’Hôpital Nord-Ouest de Villefranche-sur-Saône de s’adapter à la croissance démographique de son bassin de population, a pris tout son sens avec la pandémie de Covid-19. 

L’établissement a lancé début 2020 le déploiement de M-Visibilité. Cette solution de Maincare permet, grâce au pilotage visuel, la supervision en temps réel des unités de soins. « L’outil se nourrit des informations présentes dans le système d’information de l’établissement et les retranscrit sous forme de plans ou de listes, pour aider à coordonner les différents acteurs de la gestion des lits (urgences, SSR, services de soins et bionettoyage) », a présenté Pauline Fontaine, consultante manager chez Azelio Conseil. 

Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, ce projet est « avant tout organisationnel », a expliqué Pascale Fraisse, coordonnatrice générale des soins. Il s’est traduit par la création d’un cellule de gestion des parcours/gestion des lits.

Le déploiement – toujours en cours et qui doit s’étendre à l’ensemble du GHT - s’est déroulé en trois phases. D’abord, un état des lieux, basé sur l’analyse du fonctionnement de l’établissement en termes de gestion des lits, avec une cartographie des pratiques et des points de vigilance. Est venue ensuite la définition des principes organisationnels de cette nouvelle cellule, puis l’accompagnement à la mise en place des nouvelles pratiques métier. Ce dernier s’est traduit concrètement par une communication autour du projet, la formation des acteurs de terrain pour les mettre en capacité d’utiliser la solution et le soutien au développement des usages.

Un tel déploiement crée souvent du scepticisme, voire des inquiétudes, auprès des équipes métiers. « Il faut leur montrer que l’objectif est d’améliorer la qualité de prise en charge des patients et d’éviter de disperser les effectifs au sein de l’établissements, ou que différentes personnes fassent la même chose », a témoigné Pascale Fraisse, pour qui « améliorer la visibilité et la traçabilité de la prise en charge n’est pas anodin pour les équipes et l’établissement ». Autant d’enjeux mis en exergue par la crise du Covid, qui a « mis un coup de pied dans la fourmilière », a-t-elle dit. Auparavant, en effet, la gestion des lits était faite de manière manuelle, par téléphone. « Avec la crise, nous avons compris la nécessité d’avoir un état des lieux visuels très précis et en temps réel. Nous avons demandé l’intégration du logiciel beaucoup plus rapidement que prévu, afin que la cellule puisse bénéficier de ce suivi (entrées et sorties des patients Covid, lits non-Covid…) », se rappelle Pascale Fraisse. 

Même si le déploiement du logiciel a nécessité l’installation de matériels (salle de la cellule de gestion des lits, équipements des services en écrans de visualisation, équipements des équipes de bionettoyage avec des tablettes…), « la DSI était seulement là comme prestataire de service », a commenté Nasser Amani, directeur des services numériques de l’hôpital. Dès les premières réunions de présentation du projet, « j’ai expliqué que c’était un projet organisationnel, pas SI », a-t-il assuré. Les deux principaux chantiers de son équipes ont été d’assurer l’intéropérabilité de M-Visibilité avec les briques logicielles de l’établissement et l’intégration des plans précis des services, lit par lit, dans la solution. Un travail, là aussi, de longue haleine.