La personnalisation du DPI : la réponse aux besoins des établissements de taille moyenne

Le centre hospitalier de la Dracénie (CHD) est un établissement polyvalent (MCO, psy, soins palliatifs et longs séjours) de taille moyenne (391 lits et 253 places) doté d’un service informatique de six techniciens pour l’installation, la gestion ou l’utilisation du système d’information et d’un parc de 750 postes informatiques dont 70 postes mobiles déployés dans les services de soins et connectés en liaison wifi. L’évolution du parc logiciel est prévue sur cinq ans, par le schéma directeur du SIH, et revalidé annuellement en directoire en lien avec les prévisions budgétaires. 

Un déploiement en plusieurs phases

Pour le CHD, le déploiement a été coordonné par Éliane Grelier avec le comité d’accompagnement Projet(CAP de 2010 à 2013) puis la commission du dossier patient (CDP depuis 2013) et réalisé avec la mise en place d’une démarche projet, avec l’implication du chef de projet Agfa en lien avec les référents « métiers » et le service informatique (Sandrine Vargin, développements et suivi du projet) pour le CHD.

Le déploiement du DPI Orbis a été organisé en plusieurs phases. Un début de projet en 2010 avec, en « big bang » sur tout le CHD, la mise en œuvre du socle fonctionnel : bureautique médicale, envoi des CR par messagerie sécurisée, dictée numérique et reconnaissance vocale ainsi que numérisation des documents.

« Nous avons remplacé, à l’époque, un outil existant depuis de nombreuses années, assurant la gestion de la bureautique médicale, mais non évolutif, précise Éliane Grelier. Dès lors, nous avons pu mettre rapidement en place un fonctionnement souple et sécurisé avec l’activation de la fonction FRAU, qui a permis aux professionnels de santé d’accéder par des appels contextuels, à partir du dossier du patient dans Orbis, aux prescriptions médicamenteuses de ce dernier, à ses bilans de biologie dans les outils existants au CHD et à ses examens d’imagerie, à partir de 2013, date de déploiement du Pacs Impax. Toutes ces actions ont contribué à limiter fortement la production de documents papier »(figure 1).

Des développements dans Orbis à partir de l’outil Composer

De nombreux développements réalisés par le CHD ont permis d’adapter le DPI Orbis aux demandes des professionnels de santé (dossier gynécologique, URFCA, social, gériatrique, Urgences, demande de pose d’un DVI, de transport, d’examen d’imagerie, de transfusion, dossier diététique, suivi de dénutrition, grille de fragilité, lettre de liaison, etc.) (figure 2).

« À ce jour, et après les dernières étapes telles que le dossier de soins en 2016 ou le circuit du médicament déployé fin 2017, là encore en « big bang » sur tout le CHD en remplacement de l’outil existant non intégré au DPI, nous arrivons au bout de notre projet avec la généralisation des transmissions ciblées prévue en complément du dossier de soins sur le second semestre 2018. Lorsque nous aurons franchi cette dernière étape,nous évoluerons vers un hôpital zéro papier, ce qui était un des objectifs majeurs du projet avec un dossier patient commun et global. Reste à venir, en 2019, la gestion des rendez-vous et du bloc opératoire », poursuit-elle.

Un véritable partenariat instauré entre les ingénieurs Agfa et les acteurs du déploiement

Les acteurs de la DSI du CH de la Dracénie, ainsi que les membres de l’équipe projet qui comporte quelques référents métiers, ont établi, dans la grande majorité des cas, des rapports de partenariat avec les ingénieurs Agfa. Cet environnement a favorisé l’adaptation d’Orbis aux besoins de la structure. « Tout au long des différentes étapes des projets et notamment lors du processus de déploiement, les équipes Agfa ont fait preuve d’écoute et de pédagogie, soit pour former les professionnels de santé à l’utilisation de l’outil, soit pour répondre aux questions de la technicienne du CHD, référente Orbis, qui est, aujourd’hui, à même de développer, après analyse, les formulaires ou les tableaux de bord nécessaires afin de faire évoluer Orbis pour répondre aux besoins exprimés par les utilisateurs. Tout en mettant en application une démarche projet, nous avons instauré ainsi un véritable travail en commun pour adapter la réponse de l’éditeur à nos demandes », conclut Éliane Grelier.

Quant aux utilisateurs médicaux et paramédicaux, même si quelques seniors sont parfois nostalgiques du papier et du crayon, et bien que la refonte de l’ergonomie de l’outil ne soit pas encore disponible pour certaines fonctions, la grande majorité des soignants reconnaît et apprécie l’intérêt d’un logiciel regroupant toutes les informations nécessaires ainsi que la qualité de prise en charge des patients qu’il permet d’obtenir.