Dématérialisation des ressources humaines : le numérique paie

Depuis 15 ans, Cegi Santé aide les cliniques et les établissements médico-sociaux à optimiser le traitement de la paie et les plannings des salariés avec les offres SIRH First. « Grâce à une interface unique, les plannings numériques sont partagés entre les responsables des ressources humaines. De plus, les éléments variables pour chaque salarié sont automatiquement intégrés au logiciel de paie, ce qui évite les erreurs de ressaisie », explique Jean-François Rousseau, responsable produit SIRH (système d’information des ressources humaines) chez Cegi Santé. La gestion d’un remplacement est également facilitée, avec contact du salarié par SMS plutôt que par téléphone. « Cette procédure permet de gagner plus de 30 minutes pour la recherche d’un remplaçant », indique Jean-François Rousseau. À l’échelle d’un établissement de santé, le bénéfice s’avère rapidement considérable.
La dématérialisation offre d’autres avantages : remplacement de la documentation papier utilisée par les responsables RH ; gestion simplifiée des demandes de congés avec échanges par mail ou SMS avec le salarié et consultation par celui-ci de la réponse de l’établissement sur un portail Web de la gamme Next ; édition numérique de bulletins de paie accessibles depuis un coffre-fort numérique en ligne par le salarié qui adhère à cette innovation. Cegi propose également un système de workflow avec des alertes sur la proximité d’une fin de contrat, d’une période d’essai ou encore d’une certification devant être renouvelée par une formation.
« L’objectif est de porter l’information en mode push au responsable RH pour lui faire gagner du temps et optimiser sa gestion », souligne Jean-François Rousseau.
Aux gains de productivité et d’organisation s’ajoutent des obligations légales. La loi rend obligatoire depuis le 1^er janvier 2017 la transmission dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN), dans le cadre de la simplification administrative.
Prochaine étape pour Cegi Santé : la dématérialisation du contrat de travail avec signature électronique du document, pratique et efficace pour les remplacements courts, très fréquents. « Nous nous inspirons des pratiques de la branche Intérim de Cegi », rapporte Jean-François Rousseau.

Quand la dématérialisation se matérialise

Dans le secteur de l’intérim, dont les établissements de santé sont un pourvoyeur important, la dématérialisation prend forme. « Les agences d’intérim que nous équipons avec notre logiciel de paie dématérialisée parlaient depuis deux ou trois ans de dématérialisation sans bien savoir ce qu’il était possible de faire dans ce domaine, tant d’un point de vue technique que légal », explique Séverine Ciepura, chef de service sur le secteur intérim, chez Cegi. L’éditeur permet à ses clients et à leurs intérimaires de bénéficier de bulletins de paie et de contrats de travail numériques, horodatés, certifiés et archivés dans un coffre-fort numérique par un partenaire agréé. « Notre volonté est de proposer aux agences d’intérim des outils simples qui intègrent les données de leurs intérimaires », souligne Séverine Ciepura. Cegi les accompagne tant pour le déploiement technique du logiciel que pour sa prise en mains par les utilisateurs, avec des conseils pour aider les intérimaires à entrer dans l’ère du bulletin de paie dématérialisé. Le processus est inéluctable, et les agences qui ont pris le pli bénéficient en retour d’une image novatrice. Double paie donc avec la dématérialisation.