De l’optimisation des processus RH au zéro papier

L’optimisation des processus RH passe incontestablement par la dématérialisation de ses processus documentaires. La dématérialisation dans la fonction RH a déjà démarré avec notamment les fiches de paye au format électronique ou la mise en place de logiciel de gestion du temps (GTA). Ces initiatives sont une première étape significative vers l’optimisation des processus RH.

En pleine mutation, le monde de la santé est confronté à des mouvements de concentration et de mutualisation des ressources. La coordination et l’harmonisation des pratiques RH deviennent des enjeux majeurs auxquels le digital peut apporter une réponse.

La dématérialisation de la gestion documentaire RH ne se limite pas à la numérisation des documents papier et à la mise en place de solutions informatiques. Transformant en profondeur les pratiques quotidiennes, elle doit être envisagée dans un cadre plus large, avec une vision organisationnelle.

Un projet de dématérialisation demande une participation forte des collaborateurs. Un important travail préparatoire est nécessaire pour identifier les pièces, les circuits documentaires, le classement, l’indexation et la mise à jour des données dans le respect de la réglementation. Cette implication des collaborateurs facilite l’appropriation du projet et simplifie ainsi la conduite du changement.

L’optimisation des processus documentaires de bout en bout induit également l’intégration des données RH dans le système d’information, l’automatisation des flux, la mise en place de la signature électronique et la conservation des documents. Sans oublier, le dispositif de sécurité qui doit garantir la force probante du document numérique (nativement ou suite à une numérisation) tout au long du circuit.

Une dématérialisation complète signifie que la version papier n’existe plus. La réglementation autorise la destruction d’un original papier suite à une numérisation pour ne laisser subsister que la copie numérique. La constitution d’une copie numérique fidèle nécessite de créer une chaîne de confiance dès la numérisation et de maîtriser sa conservation à vocation probatoire. La duplicité des supports suscite des doublons et peut être source de confusions. La suppression des orignaux papier doit s’inscrire dans une politique de gestion des risques.

L’optimisation des processus documentaires devient alors un véritable moyen pour harmoniser les pratiques, faciliter les échanges et réduire les tâches chronophages et sans valeur ajoutée. D’ailleurs la réglementation (PES V2, Chorus, les fiches de paye,…) incite les établissements de santé à passer au zéro papier. La digitalisation est donc l’occasion pour les établissements de santé de mettre à plat leur organisation et de dégager des marges de manoeuvre non négligeables.

Un livre blanc sur « La gouvernance de l’information, une réponse au défi des GHT » devrait paraitre au second trimestre 2017.