CHU-Hôpitaux de Rouen : participe au projet de mise en place de la MSSanté

Le Centre hospitalier universitaire de Rouen, établissement sanitaire de référence en Haute-Normandie, propose près de 4 500 lits et places d’hospitalisation, sur cinq sites, et emploie quelques 10 000 personnes. Afin de sécuriser les échanges entre les professionnels de santé, la Direction de l’établissement a souhaité mettre en place une messagerie sécurisée de type MSSanté.

Qu’est-ce qui a motivé le projet de déploiement d’une messagerie MSSanté au CHU-Hôpitaux de Rouen ?

Delphine Sacquépée : le transfert de messages professionnels des personnels sanitaires de notre structure se faisait parfois via leurs adresses mail classiques et certains de ces messages comportaient des données patients confidentielles. Devant le risque de problèmes liés à la confidentialité et pour répondre à la forte demande des professionnels de santé de l’établissement, la Direction a décidé, début 2013, de répondre à l’appel à projets national de l’ASIP Santé, visant à créer un espace de confiance concernant les flux de messages entre professionnels de santé, et devenir établissement pilote MSanté.

« Enovacom a réuni toutes ces qualités, avec notamment la présence d’un référent sur site tout au long de la mise en place du proxy ou lors de l’organisation des tests avec l’ASIP Santé. »

Comment la mise en place de la MSSanté s’est-elle organisée ?

D.S. : La Direction des Systèmes d’Information (DSI) m’a nommée chef de projet, à la tête d’un groupe de travail pluridisciplinaire composé notamment de médecins référents en hospitalisation, ambulatoire ou consultations, d’un pharmacien, de la coordonnatrice des secrétariats médicaux mais aussi du directeur de l’Unité Informatique Médicale (UIM) et celui de la Communication. Nous avons fait une évaluation précise des enjeux et de définir un périmètre exhaustif des futurs utilisateurs de la MSanté. Nous avons ensuite établi un plan de communication pour que tout le monde adhère au projet, en interne, mais aussi en externe, puisque la messagerie est également avant tout destinée à envoyer des informations aux médecins de ville.

Quels étaient les points importants du cahier des charges concernant la solution à adopter dans ce cadre ?

D.S. : Tout était important, puisque nous partions de zéro. Nous avons d’ailleurs été très encadrés par l’ASIP Santé, qui nous faisait régulièrement des retours d’expériences des autres hôpitaux engagés dans ce processus et qui a fait preuve d’écoute lorsque nous formulions des remarques. Au moment où nous avons fait notre appel d’offre, seuls trois fournisseurs étaient MSSanté compatibles. De part l’obligation de répondre aux exigences de l’ASIP Santé, les fonctionnalités proposées étaient très similaires. Ce sont donc le rapport qualité/prix, l’assistance, l’accompagnement et l’agenda de mise en production qui ont permis de faire notre choix. Et je dois dire qu’Enovacom a réuni toutes ces qualités, avec notamment la présence d’un référent sur site tout au long de la mise en place du proxy ou lors de l’organisation des tests avec l’ASIP Santé.
De plus, de part leur expérience avec les autres établissements pilotes, ils ont été force de proposition sur la mise en place des différentes règles à appliquer. Leur disponibilité et leur réactivité a été un véritable plus sur ce projet.

Quel est, aujourd’hui, le périmètre de déploiement de la messagerie et comment celui-ci va-t-il évoluer ?

D.S. : A ce jour, la solution Enovacom "MSSanté" est déployée auprès de 55 médecins et 32 secrétaires au sein de trois services pilotes. Nous évaluons depuis la qualité des flux et enregistrons les retours des professionnels concernés. Cette phase de test se termine aujourd’hui et tous les services du CHU seront équipés de la messagerie sécurisée à la fin du premier semestre 2016, ce qui représentera quelques 1 500 boîtes aux lettres internes à la structure. Nous continuons nos actions de communication auprès des médecins de ville afin de les inciter à rejoindre l’espace de confiance MSSanté. En l’espace de 7 mois, le nombre de boîtes aux lettres créées en Haute-Normandie à progresser de 60%. Parallèlement à ce déploiement, nous allons continuer notre travail avec les éditeurs des applications métiers pour interfacer leur logiciel avec la MSSanté, notamment pour les comptes-rendus de biologie.

Ce projet a-t-il eu des répercussions sur les activités des services du CHU de Rouen ?

D.S. : Il y a eu effectivement un impact dans nos activités, ne serait-ce que pour adapter notre Dossier Patient Informatisé (DPI) à MSSanté. Ce projet a été l’occasion, de plus, de revoir certains process métiers interne tel que le circuit de validation des comptes-rendus et d’améliorer la traçabilité de l’ensemble de nos flux d’informations. L’interface du DPI présente en effet une interface dédiée à ces documents pour des envois en masse très rapides. Côté médecine de ville, le retour est plutôt positif puisque ceux-ci sont satisfaits de pouvoir demander des rendez-vous aux secrétaires depuis leur messagerie ou de recevoir les comptes rendus d’examens plus vite. L’interface du DPI présente en effet une interface dédiée à ces documents pour des envois en masse très rapides.

Quelles sont, selon vous, les clés de réussite d’un tel projet ?

D.S. : Je dirais qu’il faut tout d’abord un engagement fort de la Direction et une communication interne et externe bien ficelée, pour pouvoir toucher et convaincre l’ensemble des professionnels de l’établissement et les médecins de ville. La deuxième clé de réussite est une équipe projet pluridisciplinaire et impliquée pour adapter l’outil aux pratiques, et enfin un éditeur compétent et disponible. Nous avons pu réunir tous ces critères au sein des Hôpitaux de Rouen.