Nuance participe à l’optimisation des workflows de l'Hôpital Nord Franche Comte

Dans un souci de réduire les délais de production des comptes rendus médicaux et faciliter le partage des données patient au sein de l’établissement, ainsi qu'avec les médecins de ville, l’Hôpital Nord Franche Comté a fait le choix de la .

Une stratégie initiée par les pratiques de l'imagerie médicale

L’Hôpital Nord Franche Comté (HNFC) est constitué de 5 sites hospitaliers regroupant 410 médecins (y compris internes et attachés) et 3416 personnels non médicaux. Ce sont d'abord les services d’imagerie, qui ont incité la direction de l’établissement à opter pour une stratégie d’adoption de la reconnaissance vocale pour l'ensemble de la structure. Après le succès de l’expérience d’un service pilote installé au printemps 2013, un appel d’offre a abouti au choix des solutions d’Anticyclone et de Nuance.

Des données vocales transcrites directement dans le DPI

Aujourd’hui, dans les 27 services équipés, 110 médecins et 80 secrétaires utilisent la reconnaissance vocale au quotidien. Chaque semaine, 1600 à 1800 courriers finalisés sont intégrés au DPI Millennium de Cerner. On constate également que le nombre de courriers en cours de traitement oscille en permanence entre 1300 et 1600. En pratique, le médecin ouvre le dossier informatisé de son patient ainsi que le logiciel de production documentaire Dic’T et dicte son compte rendu, qui est transcrit par le système puis envoyé au secrétariat concerné pour correction éventuelle et mise en forme. Le médecin peut ensuite signer le document depuis son poste de travail.

Des pratiques possibles en mode autonome

Quelques médecins choisissent de traiter eux-mêmes directement leurs comptes rendus jusqu’à leur finalisation sans passer par le secrétariat. Cette pratique devrait se généraliser lorsque l’outil de reconnaissance vocale sera intégré au DPI. Une intégration forte avec Millennium a été développée de façon à ce que tout compte rendu soit directement inséré au DPI dès sa signature informatique. La prochaine étape permettra d’insérer aux comptes rendus les antécédents enregistrés au dossier patient. Il en sera de même pour les prescriptions de sortie et autres données cliniques. Tous les services ont d'ores et déjà accès à l’ensemble des comptes rendus produits pour les patients qu’ils hébergent, y compris les anciens documents réalisés au format papier. 

Des médecins très satisfaits de leur nouvelle autonomie et de la rapidité des workflows

Pour qu'ils s'approprient parfaitement l'outil, les médecins été formés individuellement puis évalués par le groupe projet. Depuis la mise en place de la RV, il n'y a plus de retard du fait, notamment, de la visibilité en temps réel de la charge de travail des secrétariats qui permet de moduler les temps et lieux de travail. Les médecins sont globalement satisfaits de ce changement car l’outil leur permet de travailler en mode totalement autonome sur les plages horaires où les secrétaires ne sont pas présentes. Ils apprécient également la qualité de la reconnaissance vocale, quels que soient les accents parfois prononcés et les débits de diction souvent très rapides. Les secrétaires, quant à elles, gagnent beaucoup de temps et se concentrent désormais sur la qualité de l’accueil des patients et le temps passé avec eux.