Mise en œuvre d’un service informatique territorial

En 2014, le projet de mutualisation des Hôpitaux de Champagne Sud (HCS) a commencé par :

• La rédaction d’un projet d’établissement ;
• La réalisation d’un vaste audit des forces et faiblesses des hôpitaux de la direction commune, préfiguratrice du futur GHT de l’Aube et du Sézannais.

Le projet d’établissement s’est décliné autour de cinq axes faisant tous appel aux systèmes d’information :

• Un projet médical commun impliquant l’instauration d’échanges de données sécurisées, d’un portail ville-hôpital et de télémédecine ainsi que la mise en place d’objets connectés ;
• Un projet de gestion commune des achats et des finances (nous y reviendrons au moment d’aborder la convergence des SI, le mois prochain) ;
• Un projet de PMSI commun avec un outil de PMSI territorial ;
• Un projet de formation continue avec un système d’e-learning pour assurer la formation de près de 4 500 agents hospitaliers sur un territoire de 7 000 kilomètres carrés ;
• Et bien évidemment un système d’information convergent dont nous reparlerons dans une prochaine tribune.

L’omniprésence du SI a induit la création d’une direction transversale de territoire, qu’on décida de nommer « Direction de l’information numérique », à la fois pour marquer la rupture avec le précédent modèle, mais aussi parce qu’avec la dématérialisation croissante les échanges du GHT seraient à terme tous bâtis à partir d’informations numériques.

La première mission de cette direction territoriale fut donc de mener un audit technique, fonctionnel et organisationnel des HCS qui a mis en évidence :

• 150 logiciels différents ;
• Des infrastructures variées, mais souvent obsolètes et en déphasage avec les exigences du programme Hôpital numérique ;
• Des informaticiens multitâches ou une absence totale d’informaticiens et, dans ce dernier cas, le recours à des sociétés de services informatiques locales…

Le projet de SI commun des HCS allait donc coûter très cher en matériels, en logiciels et surtout en ressources humaines, d’autant que les hôpitaux sans informaticiens payaient à l’époque entre 600 et 1 500 euros la journée des prestations informatiques externes… En comparaison, le coût moyen horaire d’un technicien informatique du CH de Troyes avait été calculé à un peu moins de 20 euros, soit une journée à 150 euros (avec frais de déplacement et repas), c’est-à-dire un coût quatre à dix fois moins élevé que celui des sociétés informatiques locales.

Face au risque de concurrence déloyale et pour donner une assise juridique aux mises à disposition interhospitalières de personnel, un GCS de moyens informatiques fut créé : le GCS Santé numérique. Ses missions ne sont pas du tout celles des GCS e-santé régionaux. Il fonctionne à la fois comme une centrale d’achats pour le compte de ses membres (adhérant lui-même aux réseaux d’achats nationaux) afin de leur faire profiter des meilleurs prix, mais surtout, comme l’instance de régulation, avec une traçabilité et un suivi financiers des mises à disposition de personnel au coût réel.

D’abord constitué de 9 membres en 2014, il en compte aujourd’hui 18 et permet la mise à disposition d’une trentaine d’informaticiens répartis dans plusieurs équipes :

• Au sein de l’établissement support du GHT : les équipes Formation, Infrastructure, Support, Projets Dossier patient informatisé, Projets de télémédecine et médicotechniques, Projets administratifs, Interfaces et Sécurité du SI ;
• Dans chaque hôpital : au moins un référent informatique pour assurer les opérations non gérables à distance via le réseau sécurisé interhospitalier.

Chaque équipe est managée par un responsable. Tous les responsables d’équipe sont coordonnés au quotidien par un coordinateur informatique territorial appelé CIT (l’ancien responsable informatique de l’établissement support du GHT). Chaque semaine, un comité de direction de l’information numérique réunit les huit responsables d’équipe, le CIT et le directeur de l’information numérique (également administrateur du GCS Santé numérique) pour faire le point sur les projets en cours, les problèmes rencontrés sur les différents sites et appréhender les nouveaux projets émanant de la direction commune des HCS ou de l’assemblée générale du GCS SN, en lien avec une autre direction transversale des HCS, gérée par le DIM de territoire.

L’écosystème est planté. Après trois années de fonctionnement, le modèle a fait ses preuves sur le plan économique et juridique. Le mois prochain, nous aborderons la manière dont ont été menés les projets de SI convergent en parallèle de la mise en place du GHT.

L’auteur
Michaël De Block est directeur de l’information numérique des Hôpitaux de Champagne Sud et administrateur du groupement de coopération sanitaire Santé Numérique, GCS de moyens informatiques du GHT de l’Aube et du Sézannais.