Informatiser la gestion du temps de travail doit pousser après coup à se conformer aux normes

Si la Gestion du temps de travail (GTT) s'avère l'un des enjeux majeurs d'une politique des ressources humaines à l'hôpital, quid de son informatisation ? À l'occasion d'une journée d'étude organisée ce 6 février à Paris, l'Association pour le développement des ressources humaines des établissements sanitaires et sociaux (Adrhess) a tenté de fournir quelques clés pour ne pas, justement, rater cette dématérialisation (lire aussi l'encadré). Encore faut-il, comme l'a rappelé en préambule Jean-Marie Barbot, président de l'Adrhess, clarifier les règles sur le temps de travail, atténuer l'acculturation constatée d'un certain nombre de cadres sur des concepts tel le cycle de travail, savoir opérer des choix techniques pertinents et éclairés en fonction du coût du projet (choix du logiciel, paramétrage des données...), sans omettre d'informatiser les compétences et moyens humains, éventuellement par coopération inter-établissements.

"Gestion épicière" écartée par le management

Aux Hôpitaux universitaires de Strasbourg (HUS), sous logiciel Gestor® depuis une dizaine d'années, l'installation passée de cet outil, même s'il s'avère aujourd'hui un brin obsolète, s'est avérée prépondérante : élaboration des plannings prévisionnels facilitée par la mise en place des trames de roulement; réduction des sources d'erreur et paiement à N+1 (contre N+2 auparavant) par l'automatisation des éléments variables de paie; uniformisation des règles relatives au temps de travail... Certes, comme le note Alain Brugière, ancien DRH des HUS, peut surgir un risque de "gestion épicière", avec certains agents "à la minute" d'autant que le CHU s'est converti au badgeage. Toutefois, cet écueil se corrige dès lors que le cadre veille à coacher ses équipes puis à communiquer collectivement et individuellement avec le personnel. D'autres bémols persistent cependant, ajoute l'ex-DRH : un crédit temps pour places variables trop important, certaines pratiques encore utilisateurs dépendantes (validation des heures supplémentaires), etc.

Contrôle automatisé des effectifs présents

Jusqu'à présent sous Gestor®, le CHU de Bordeaux va basculer sous Kronos® ce printemps. Un changement qui a nécessité, en amont, de clarifier les règles de GTT avec, entre autres, l'élaboration d'un guide synthétisant l'ensemble des règles nationales et locales pour pallier la méconnaissance des syndicats et de certains responsables RH, confie Vanessa Fage-Moreel, DRH du CHU. Par ailleurs, ce nouvel outil mis en place sans badgeage a permis d'inscrire de nouvelles fonctionnalités au cahier des charges : contrôle automatisé des effectifs présents, élaboration de tableaux de bord, gestion plus rigoureuse du temps de travail en paramétrant alertes et blocages, mise en place d'un espace partagé avec les agents (une sorte de self-service pour consulter sa carte de situation), amélioration de l'ergonomie. En somme, "ce qu'on attend d'un logiciel de GTT aujourd'hui". Enfin, pour le déploiement qui s'annonce, le CHU a choisi d'y consacrer deux cadres de santé, de recruter quatre agents sur dix mois et un autre cadre. Soit un effectif de sept personnes dédiées envié par plus d'un DRH hospitalier.

Ouverture de la boîte de Pandore

En effet, si elle permet d'en finir avec tel logiciel Excel® fait maison ou telle fiche navette par agent, l'installation d'un logiciel de GTT s'avère extrêmement chronophage en investissement et en temps de travail pour la DRH et la DSI, d'autant plus quand le "deal" de départ est l'absence de création de poste, comme le relate Noémie Schoebel, DRH du CH des Quatre Villes à Saint-Cloud (Hauts-de-Seine), hôpital sous AgileTime® depuis mi-2012. En outre, loin de régler d'un clic les disparités parfois historiques de temps de travail, cette bascule logicielle ouvre plutôt la boîte de Pandore, révélant au grand jour ces problématiques. "Mais cela permet de dresser un bilan de nos pratiques", souligne la DRH. C'est pourquoi, à l'instar de son homologue du CHU de Bordeaux, importe-t-il de prime abord de paramétrer le logiciel tel quel pour "ne pas se lancer dans tous les combats en même temps et éviter les crispations", syndicales notamment. Ce travail de refonte interviendra au mieux dans un deuxième temps, une fois le logiciel installé. En somme, après avoir su "apprendre à parler le logiciel".

Au final, le principal manquement à cette informatisation de la GTT, tous les DRH s'accordent à le reconnaître, c'est qu'elle ne cible que le Personnel non médical (PNM). Y intégrer le temps de travail du Personnel médical (PM)? "Le logiciel certes le permet mais nous sommes encore à mille lieues de tout ça", admet la DRH des Quatre Villes. Ce distinguo PNM vs PM a donc encore de beaux jours devant lui.

Thomas Quéguiner
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