Vu à SantExpo 2025 : le CHU d’Amiens obtient l’accord officiel des archives départementales pour son Système d’Archivage Electronique avec la solution HYDMedia de Dedalus

La démonstration de la solution HYDMedia part du constat selon lequel les établissements de santé sont confrontés à de nombreux enjeux documentaires. Parmi eux, la gestion de l’espace de conservation des documents patients physiques et numériques, qui a été au cœur de la réflexion du CHU d’Amiens. Ce dernier a adopté la solution HYDMedia tel qu’en témoigne Jacques Delamarre, Responsable du Parcours Patient et du déploiement de la solution sur l’ensemble du CHU. Il a explicité la genèse du projet, à savoir la fin du bail sur leur local d’archives historiques. Cette échéance a nécessité d’anticiper le déménagement des archives et de choisir un processus différent. Deux réflexions ont alors fait jour : la nécessité de « restocker » les archives et la possibilité de détruire les archives papier qui présuppose d’avoir la valeur probante. HYDMedia a été choisie non seulement pour contribuer à cette valeur probante afin d’aller vers la suppression d’archives physiques, mais aussi car elle s’intègre parfaitement dans leur DPI. L’intégration des documents dans HYDMedia s’est effectuée aux archives, notamment par un plan de classement simplifié, et dans les services, par une numérisation au fil de l’eau. Jacques Delamarre précise que « l’avantage de HYDMedia est qu’il s’intègre parfaitement dans notre DPI, c’est alors transparent pour l’utilisateur ». Il souligne que le CHU a fait le choix de contrôler unitairement chaque document numérisé. Si cela a ralenti la numérisation, cela a garanti d’être exhaustif par rapport au nombre de documents scannés et à ce qui est intégré dans HYDMedia. Cela les a conduits à la validation, par les archives départementales, de leur process qui s’est appuyé sur une ingénieure archiviste. Au nombre des apports de HYDMedia, la rapidité d’obtention des archives pour un patient et un gain de place, témoins d’un retour d’expérience réussi pour le CHU d’Amiens. 

HYDMedia est une solution qui permet de répondre à de nombreux enjeux documentaires, qui sont autant de problématiques communes aux établissements de santé selon Salaheddine Harbala, Responsable National des Ventes HYDMedia ECM/SAE. Cette plateforme innovante est une solution HCM (Healthcare Content Management) agnostique qui va centraliser l’ensemble des données et des documents non structurés venant de différents producteurs internes au sein d’un SIH, d’un GHT ou d’un centre hospitalier. HYDMedia est un entrepôt documentaire qui va, par silos, stocker des informations, garantir leurs intégrités, les rendre disponibles à la consultation par les médecins, les utilisateurs finaux, les archivistes pour qu’elles puissent être exploitables directement depuis le DPI ou bien depuis un accès direct à cette application, en respectant les droits des utilisateurs. A partir de cet entrepôt documentaire, il est possible de répondre à plusieurs cas d’usage. Ainsi, lorsque des documents sont produits au sein du DPI, ces derniers sont transférés au sein de cet entrepôt documentaire qui les met à disposition de manière continue et illimitée dans le temps auprès de l’ensemble des différents utilisateurs d’un établissement de santé. Des cas d’usages complémentaires sont aussi présentés, telle que la migration des données et la transition DPI.

Afin de répondre à l’enjeu de l’exploitation des données, Ghislain Boisseau, Directeur Solution Management HYDMedia ECM/SAE précise les différentes intégrations de l’IA au sein de HYDMedia. L’IA est, d’une part, intégrée dans cette solution pour ses utilisateurs afin de rendre l’accès au dossier patient plus simple et ergonomique. Sous cet angle, la solution amène une vue en fonction d’une ligne de vie permettant de consulter rapidement le dossier patient. L’intégration de l’IA dans HYDMedia s’effectue, d’autre part, par un chatbot qui permet aux utilisateurs de poser des questions comme le résumé d’un dossier patient. Ghislain Boisseau cite l’exemple d’un besoin de ce cas d’usage au Luxembourg où la population est multilingue : l’utilisation du chatbot permet de poser une question en allemand et d’obtenir une réponse en français.

Poursuivant la démonstration de cette solution, Salaheddine Harbala précise que HYDMedia s’appuie sur un Système d’Archivage Electronique à valeur probante (SAE). Il souligne que les archives départementales s’appuient sur des normes en évaluant sa valeur autour de trois grandes thématiques que sont : un logiciel fonctionnel, une infrastructure IT et une organisation spécifique au sein du centre hospitalier. HYDMedia respecte ces préconisations et obligations en se basant sur 4 grandes thématiques que sont la pérennité et l’intégrité du document, la sécurité et la traçabilité.