SantExpo - Fusion des établissements au sein du GHT Armor : un projet d’envergure mené par Dedalus

« On l’a fait ! » La fierté était palpable, ce mercredi sur le stand (J59-K59) de l’éditeur Dedalus, lors d’un agora sur la fusion des trois centres hospitaliers du GHT Armor. « En huit mois seulement, on l’a fait, on a fusionné trois gros établissements », a répété Laurent Roussel, DSI du groupe hospitalier. Un projet aussi « vécu de façon intense » par Dedalus, a confirmé Frédéric Vaillant, directeur général délégué de l’éditeur.

Pourquoi un tel soulagement ? Tout simplement car cette décision a été décidée par l’ARS Bretagne et actée par décret. « Concrètement, cela voulait dire que nous ne pouvions pas changer la date de la fusion, prévue au 1^er janvier 2024 : tout recul, tout retard était impossible », a expliqué Laurent Roussel. Une pression, mais aussi « une chance », a-t-il noté.

Pour mener ce projet, « nous avons choisi un éditeur capable de déployer la GAP, la GEF et la GRH sur un seul établissement », a précisé Laurent Roussel. D’où le choix de Dedalus. Le projet était plus vaste qu’une fusion puisqu’il s’agissait aussi de changer trois GAP, trois GEF et trois GRH. Le chantier a été facilité par le fait que le projet de fusion était porté par la DSI, le seul service qui était déjà territorial et transversal à tous les établissements.

Après des travaux préparatoires à la fusion, une task-force a été déployée par Dedalus. Elle a notamment organisé des ateliers et recensé les organisations internes au GHT. « Quand on passe de trois organisations à une seule, l’accompagnement et la communication auprès des métiers sont primordiales pour s’assurer de leur implication dans les projets », a souligné Jean-Michel Deru, directeur de projet Dedalus France.

Des risques de blocage et un surcroît de travail

Interrogés sur les craintes et difficultés identifiées, les acteurs du projet ont d’abord noté le risque de blocage. « Quand on fusionne une GAP, une GEF et un GRH, il faut renuméroter les matricules, les numéros de séjour… sans arrêter le soin. » Le GHT Armor regroupe tous les établissements publics du département (SAMU et Urgences), tout problème était absolument à éviter. « Au moment de la fusion finale, le 31 décembre 2023, les urgences ont continué à fonctionner parfaitement », s’est félicité Laurent Roussel.

Outre cette crainte, la principale difficulté rencontrée a été la charge de travail. « En plus du projet de fusion, les équipes de la DSI ont continué à gérer en parallèle leurs projets en cours », tels que le circuit du médicament, a observé Jean-Michel Deru. L’obligation de faire continuer à faire tourner l’existant en parallèle s’est parfois traduit par un manque de personnel disponible pour rendre les documents à temps ou pour se rendre disponible pour les formations.

Dans un conseil aux autres établissements qui se lanceraient dans une fusion, Laurent Roussel a estimé qu’il « faudrait vraiment dédier une partie de l’équipe à la fusion et qu’elle ne soit pas accaparée par les projets du quotidien », tout en admettant que « c’est un véritable casse-tête » en termes de RH. 

Autre conseil délivré par le DSI : « pour réussir une fusion, il faut à tout prix que les données soient propres et triées en amont ». Les établissements n’ayant pas été « parfaits » sur ce plan-là, « plusieurs mois après la fusion, nous devons encore gérer cet aspect de la reprise de données ». 

Une fusion de cette ampleur était une première au sein de Dedalus. « C’est une avancée majeure pour nous aussi en termes de prestations et de formalisation », a souligné Frédéric Vaillant. La rédaction de livrables de méthodologie de fusion et de retour d’expériences est ainsi en cours, pour faciliter la mise en œuvre des futurs projets.