Comment gagner du temps dans le traitement des DMI ?

Étape 1 : assurer la traçabilité sanitaire

« Lorsqu’un DMI est implanté, explique le Docteur Guillaudin, les informations nous parviennent via une ordonnance de prescription format papier. On retrouve sur ce document toutes les informations concernant l’identité du patient implanté, celle du chirurgien qui a opéré, et les IUD des dispositifs, le tout matérialisé par des codes-barres ou des datamatrix. Avec mes deux collaboratrices, nous sommes équipés de lecteurs filaires pour flasher ces codes qui communiquent avec le logiciel Pharma. Celui-ci est capable de lire tous les formats de codes et affiche à l’écran les données, ce qui nous permet de valider immédiatement la traçabilité sanitaire des produits. »

Le Centre Hospitalier d’Agen compte 7 blocs opératoires, donc l’activité est majoritairement centrée sur des interventions orthopédiques forcément utilisatrices de DMI. Avant cette automatisation, l’équipe devait rechercher les articles dans une liste, attribuer leur numéro de lot, etc. « Maintenant la lecture des codes-barres nous fait gagner un temps fou, et réduit le risque d’erreur puisque nous n’avons plus de saisie manuelle à faire. Là où nous passions à peu près une matinée chaque jour à effectuer ces tâches, celles-ci sont réalisées désormais en 1h ½ maximum. »

Étape 2 : faciliter la traçabilité logistique 

Grâce au code-barre flashé, Pharma génère automatiquement une commande afin de renouveler le stock du dispositif utilisé. « C’est très pratique, assure le Docteur Guillaudin. Dans Pharma, toutes les commandes de DMI sont regroupées et triées par laboratoire. On enregistre donc une seule commande en renseignant le service d’affectation et il n’y a plus qu’à valider. L’ordre est transmis par Pharma en EDI à notre logiciel de gestion puis envoyé au laboratoire. Lorsqu’ensuite les produits arrivent, on lit le code-barre du conditionnement et c’est terminé, le DMI est à nouveau disponible ! »

Étape 3 : intégrer la traçabilité économique

Les DMI remboursables par l’Assurance Maladie sont référencés sur la liste LPPR (Liste des Produits et Prestations Remboursables). Ils sont majoritairement en dépôt-vente. Quand ils sont implantés, le laboratoire reçoit une notification et facture l’établissement de soin. Ce dernier doit alors se faire rembourser par la sécurité sociale, sur la base d’un fichier généré par la pharmacie à usage interne. «Pharma crée automatiquement ce fichier, appelé fichcomp, qui regroupe tous les DMI sur une période donnée. Je n'ai plus qu’à contrôler son exhaustivité afin de voir s’il n’y a pas d’oubli avant d’envoyer le fichier définitif à notre service de gestion. Là encore, j’économise du temps ». 

Sur toutes ces étapes, l’équipe de la PUI d’Agen Nérac gagne chaque mois à la fois des heures de saisie et une amélioration certaine des processus de sécurisation dans le traitement du circuit des DMI.  

En savoir plus sur L’application Pharma et son module Traça, développés par Computer Engineering