Gestion des approvisionnements : la solution de Proactis choisie par le CHRU de Nancy pour l’ensemble de son GHT

Dans la perspective de mettre en place une solution de gestion des approvisionnements pour digitaliser ses processus, mieux maîtriser ses achats et piloter ses dépenses, le CHRU de Nancy a fait appel à Proactis. « Le CHRU utilisait déjà nos solutions, mais il a souhaité les mettre à jour et les déployer plus largement afin de mieux les aligner sur ses besoins actuels », explique Cyril Dargent, directeur des opérations France de l’éditeur. Un choix lié à la longue expérience de Proactis dans le domaine de la santé, qui lui permet de répondre aux besoins spécifiques des hôpitaux en termes d’approvisionnement, notamment pour les commandes urgentes – qui doivent être identifiées en tant que telles par les fournisseurs – ou la gestion des contrats annuels. « Nous avons besoin d’évoluer vers une solution d’e-procurement adaptée aux spécificités de l’hôpital public pour gagner en fluidité dans les interfaces entre le “client” interne, l’approvisionneur et le fournisseur », témoigne Stéphanie Geyer, directrice des achats du GHT Sud Lorraine et du CHRU de Nancy.

Une solution complète à l’échelle du territoire

L’offre de Proactis inclut une suite logicielle complète ainsi qu’un ensemble de services pour pouvoir piloter 100 % de la dépense : gestion des approvisionnements, digitalisation et amélioration des processus Achat et Finance, contrôle et conformité des achats, etc. Son déploiement en mode SaaS (Software as a Service) a permis au CHRU d’éviter un « effet tunnel » qui aurait pu durer plusieurs mois. « Au contraire, avec ce mode agile de déploiement, le client peut très vite voir la nouvelle version, la prendre en main, se projeter et définir les règles de gestion adaptées à ses besoins », se félicite Cyril Dargent.

Cette autonomie totale dans l’administration de la solution dépasse le simple cadre du CHRU : l’un des objectifs du projet est, à terme, d’unifier la gestion des approvisionnements des 11 établissements du GHT Sud Lorraine. « Nous étions intéressés par un outil aisément déployable à l’échelle territoriale pour faciliter les coopérations opérationnelles et le pilotage des actions relevant de la responsabilité de l’établissement support du GHT », indique Stéphanie Geyer. Avec la solution de Proactis, chaque établissement pourra donc bénéficier d’un outil unique pour la gestion des commandes et leur réception quels que soient le type et la catégorie d’achat, et ce même lorsque des logiciels différents de GEF sont utilisés.

« En collaborant avec Proactis, le GHT bénéficie d’un tronc commun multi-établissement qui mutualise la diffusion de l’offre marché (les catalogues électroniques) à l’ensemble de ses membres », détaille Cyril Dargent.« En même temps, la modularité et l’adaptabilité de la solution permettent aux différents acteurs du GHT d’appliquer des règles de gestion (circuits de validation, délégations de signature…) différentes », ajoute-t-il. Ainsi, si les fournisseurs ont des codes différents dans plusieurs établissements, la solution de Proactis peut tout de même distribuer les commandes dans chaque GEF afin que les écritures comptables soient correctement alimentées, et ce sans ressaisie supplémentaire.

Des liens avec l’Ugap et UniHA

Référencé par l’Union des groupements d’achats publics, Proactis propose une solution de gestion du contenu marché qui permet d’accéder à l’ensemble de l’offre des fournisseurs, quelle que soit la source d’achat (centrales d’achat, sites e-commerce des fournisseurs, places de marchés publics…). La plateforme dispose d’une capacité de recherche avancée dans les catalogues et/ou sites Web des fournisseurs référencés, directement dans l’outil d’e-procurement. « Concrètement, cela signifie que l’utilisateur peut, depuis notre plateforme, accéder aux sites des fournisseurs référencés et placer des articles dans son panier avant de suivre le circuit de validation de l’hôpital », résume Cyril Dargent. Une dématérialisation complète qui simplifie la commande et qui, associée au projet de centralisation de l’offre marché au sein du GHT, devrait générer des gains d’achat.

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