La formation : du style et de l’expertise !

« Le but est de rendre les utilisateurs complètement autonomes à la fin de la formation. » Voilà en substance ce que confie Caroline Allard. Elle sillonne toute l’année le territoire pour familiariser les agents des établissements de santé à ces outils d’échanges dématérialisés. Aujourd’hui, les agents se doivent de connaître l’ensemble des spécificités des organismes complémentaires, et la tâche est complexe. « 4Axes a recensé l’ensemble de ces organismes et leurs protocoles de transmission. Avec nos solutions, nous permettons aux établissements de raccourcir les délais d’échange », indique-t-elle. Tous les flux arrivent dématérialisés sur une plateforme et non plus par mail ou fax. Plus besoin d’aller aux archives pour retrouver un document. Les structures de soins réduisent ainsi leur volume de papier et gagnent en espace. « À partir du moment où un établissement utilise nos solutions, nous devenons l’interlocuteur des organismes complémentaires. 4Axes est le “GPS” des mutuelles. Nous guidons les utilisateurs pour leurs demandes de A à Z. Savoir à qui faire la demande et par où passer n’est plus un casse-tête. 4Axes connaît le chemin le plus rapide en temps réel ; l’agent se laisse guider », poursuit la formatrice.
Caroline Allard réalise 15 sessions par mois en moyenne. Chaque formation est calibrée en amont, selon les caractéristiques de l’établissement et le nombre d’agents à former, soit globalement six agents par session. « Nous créons également le dossier client à cette étape », complète-t-elle. Puis vient l’heure de prendre en main les fonctionnalités des solutions. Durant les trois heures que dure chaque formation, Caroline Allard montre aux agents comment adresser les demandes sur la plateforme. L’approche se veut ludique et moderne, avec une formation à base de quiz et de jeux, mais surtout de 80 % d’interactions. 
« Nous passons un bon moment ensemble », assure-t-elle.
Une fois la formation dispensée, un lien est maintenu avec les utilisateurs : Caroline Allard reste en contact. Il s’agit parfois de demandes a priori anodines : un mot de passe oublié, un agent qui n’a pas participé à la formation et qui souhaite un mot de passe. La formatrice répond directement, « le plus vite possible », souligne-t-elle. « C’est simple, les agents ont mon numéro de téléphone ! » En cas d’indisponibilité, le relais est assuré via le front office de 4Axes. « Avec nos solutions et les formations que nous dispensons, il s’agit véritablement d’aider les agents des établissements de soins à se sentir à l’aise malgré la complexité de leur travail, à bien comprendre le fonctionnement des organismes complémentaires, et de les accompagner au quotidien », conclut David Caquineau, directeur général de 4Axes.

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