GWALENN, l'outil numérique des coordinations déployé par le GCS e-Santé Bretagne

Une co-construction régionale et pluridisciplinaire 

En 2015, à l’initiative des acteurs de terrains tels que les MAIA, les PTA et les réseaux, la volonté de converger vers un outil numérique commun a émergé afin de faciliter la coordination des parcours.
Un appel d’offres a été lancé fin 2016. Le choix de l’outil proposé par MEDIALIS a été fait par les membres du comité projet, représentant les utilisateurs.
Depuis 2015, et l’expression de besoins des Dispositifs d’Appui et de Coordination, l’implication des acteurs a été très forte et a su rester pérenne avec la disponibilité de chacun pour définir ensemble l’outil de parcours régional à travers les groupes de travail, les réunions de suivi de projet et les actions de formation.

La démarche itérative au cœur de la mise en œuvre du projet GWALENN 

L’outil GWALENN s’est construit autour d’une démarche itérative.

Les fonctionnalités arrivent au fil de l’eau en fonction des besoins exprimés d’après le cahier des charges initial et les groupes de travail.  
Le parti pris de cette méthode est de pouvoir fournir au plus vite l’outil sur un premier périmètre aux Dispositifs d’Appui et de Coordination, et de l’abonder au fur et à mesure de fonctionnalités complémentaires en cours de développement, et définies au travers de groupes de travail régionaux constitués d’acteurs de la coordination.

Dans un premier temps, l’outil paramétrable proposé par MEDIALIS a permis la mise en production rapide du périmètre initial : « Dossier de coordination » avec les fonctions suivantes : Dossier administratif, Fiches de suivi, Parcours, Cercle de soins / entourage, Agenda et Projet de coordination avec la génération automatique du PPS et/ou PSI.

Sur la base de livraisons mensuelles, de nouvelles fonctionnalités telles que le « Guichet d’Orientation », l’InterRAI Home Care (outil d’évaluation multidimensionnel des gestionnaires de cas de la méthode MAIA), le portail Partenaires, les dossiers spécifiques des structures, sont en cours de déploiement pour atteindre le périmètre complet à la fin du troisième trimestre. 

Entré en production mi-mars 2018, les premiers constats permettent d’affirmer une réelle appropriation de l’outil GWALENN par les Dispositifs d’Appui et de Coordination et d’afficher de vrais usages de celui-ci :

GWALENN, un outil régional aux multiples fonctionnalités

Trois modules constituent GWALENN. L’outil est interopérable avec d’autres services proposés par le GCS e-Santé Bretagne tels que l’Annuaire Régional et la Messagerie Sécurisée. 

Le module « Guichet d’Orientation » est le point d’entrée permettant de réaliser des signalements/repérages et de l’orientation de premier niveau. Celui-ci répond à des objectifs de repérage, pré-évaluation et orientation. Le module « Dossier de coordination » répond à des objectifs d’évaluation et de suivi du parcours de la personne. Le module « Dossier des structures » sert à chaque structure et seulement à elle, pour les informations qui lui sont propres et correspond à l’activité propre du dispositif de coordination. Le Portail Partenaires est un accès spécifique pour les acteurs partenaires (libéraux, structures médico-sociales…) avec une interface dédiée, accessible en mobilité. 

GWALENN a la capacité de s’adapter, et souhaite s’inscrire dans une démarche d’harmonisation des pratiques, en mettant à disposition des acteurs des outils harmonisés au niveau national quand ils existent (Exemple : PSI - Plan de Service Individualisé - de la méthodologie MAIA) et s’ils n’existent pas, de proposer des outils harmonisés à minima de manière régionale au travers de groupes de travail pluridisciplinaires. (Exemple : travail sur un PPS – Plan Personnalisé de Santé - commun afin de faciliter le partage entre les différents acteurs de la coordination et leurs partenaires).

GWALENN, en tant que service de la gestion du parcours et de la coordination s’inscrit pleinement dans le programme Services Numériques d’Appui à la Coordination (SNAC).

A propos du GCS e-Santé Bretagne : 
Afin de déployer efficacement les projets et services e-santé, les pouvoirs publics s’appuient en région sur les Groupements de Coopération Sanitaire (GCS) e-Santé.

Architecte de la e-santé, le GCS e-Santé Bretagne promeut, pilote et coordonne des projets mutualisés de e-santé et télémédecine permettant des échanges entre tous les professionnels de santé, qu’ils exercent en libéral, en établissement de santé ou médico-social, public ou privé. Son action n’est légitime que par l’implication et la participation active de ses 158 membres.

En savoir plus : www.esante-bretagne.fr