L’achat hospitalier en 2016 : une structuration favorable à la mutualisation

Le changement du mode de financement des hôpitaux, avec le passage à la T2A, a eu pour conséquence de transformer en profondeur les organisations. Les fonctions supports considérées traditionnellement comme des centres de dépenses se réorganisent pour dégager des marges de manœuvre financières. En termes d’achat, l’objectif est désormais de générer des gains au niveau du GHT, en permettant aux établissements de mutualiser leurs ressources, de professionnaliser les compétences métiers et de générer des économies d’échelle. Les pouvoirs publics, notamment via le programme Phare, recommandent en effet une restructuration des processus d’achat pour transformer la fonction Achat en levier de performance des hôpitaux. Les consultants CasSIS Conseil accompagnent les acteurs Achat et Logistique dans la transformation de cette activité.

Cadrage et lancement de projet

Pour aider les établissements à faire évoluer leur fonction Achat, une démarche projet est nécessaire. L’expertise de l’, en appui des compétences des établissements, permet de mener efficacement les projets de réorganisation, en lien avec les orientations stratégiques. La réunion de cadrage, pilotée par un consultant, permet de formaliser le contexte et les enjeux : l’existence d’un GCS logistique (blanchisserie, restauration, stérilisation, magasins), d’une direction d’établissement commune, de premiers travaux pour la définition de la fonction Achat du GHT, sont, par exemple, autant d’éléments à prendre en compte dès l’initialisation de la démarche.

L’analyse des processus, un prérequis à mener méthodiquement

L’équipe CasSIS Conseil intègre les problématiques de l’établissement par des visites de sites ainsi que des entretiens collectifs et individuels. Ces sessions, qui favorisent le partage de connaissances autour des pratiques utilisées au sein de l’établissement, instaurent un climat de confiance garant d’efficacité dans la suite des travaux. En mobilisant leurs compétences relationnelles, les consultants CasSIS insufflent ainsi une dynamique positive qui implique chaque acteur du projet autour d’une vision partagée.

Simultanément, les consultants dressent un état des lieux et caractérisent les processus en place au regard des bonnes pratiques métiers. Les experts CasSIS mobilisent des outils d’analyse de données de production de l’établissement pour produire des indicateurs propices à une meilleure compréhension de l’état des lieux. La production d’une image fidèle de l’activité des achats et de la logistique fait émerger de l’échange avec les référents projets les pistes pour les axes d’amélioration. Les établissements peuvent ainsi renforcer les fondamentaux (politiques Achat et Logistique, structure du SI Achat et Logistique, management des stocks), capitaliser sur les bonnes pratiques existantes (mobilisation des groupements d’achats…) et développer de nouvelles pratiques sources d’optimisation (animation Achat, fonction Bureau des marchés, professionnalisation de la fonction logistique au sein de l’établissement, etc.).

Gestion du changement et proactivité pour préparer en amont la structuration en mode GHT

Au-delà de la conduite d’un projet, l’équipe CasSIS aide les établissements à transformer une contrainte réglementaire en opportunité de développement. En pilotant le projet de mise en place d’un Plan d’action achat et logistique (Paal), elle partage son expertise et assure un transfert de compétences générateur de valeur ajoutée pour les établissements. En effet, les acteurs peuvent mobiliser ultérieurement les bonnes pratiques transmises dans le cadre de projets relatifs au GHT. La méthodologie déployée a pour objectif de créer le lien entre différents acteurs des établissements pour trouver des points de convergence favorisant l’assouplissement des processus métiers et la fluidité des parcours patients.

Conduire des projets de restructuration et d’optimisation de processus nécessite d’établir les conditions d’un dialogue constructif entre des services ou des établissements amenés à travailler ensemble dans le cadre du GHT. Un effort de formalisation et l’apport de méthode sont alors indispensables. Dans ce sens, l’équipe CasSIS se veut un partenaire de choix pour les établissements dans leur projet de transformation et d’optimisation des achats.