Dématérialisation de la facturation : quid des bonnes pratiques pour les cliniques

Cette initiative s’inscrit dans le cadre de l’extension du projet de dématérialisation des pièces justificatives de la facturation (Scor) aux établissements de santé privés. « La dématérialisation à la source du bordereau de facturation S3404 des cliniques vise à la simplification administrative et à l’optimisation du processus de gestion des pièces justificatives entre les différents acteurs », explique l’assurance maladie (1).

Trois briques pour sécuriser et optimiser la dématérialisation

Cette dématérialisation s’appuie sur trois briques techniques et fonctionnelles :

• Le Scor pour l’échange des pièces justificatives de la facturation numérisées au format PDF, une solution aujourd’hui utilisée par presque 151 000 professionnels de santé ;
• La création d’un formulaire numérique par les éditeurs de logiciels de gestion d’activité sur le modèle Cerfa S3404 ;
• Des outils logiciels de recueil de la signature manuscrite numérisée disponibles sur le marché.

Le dispositif général

La Caisse nationale d’assurance maladie des travailleurs salariés (Cnamts) indique qu’au moment du recueil de la signature des différents acteurs les données d’horodatage et l’identifiant unique du dossier de facturation doivent obligatoirement apparaître sur l’écran du terminal mobile. L’enregistrement de la signature manuscrite numérisée ne peut être utilisé que pour la facture ou la ligne de facture à laquelle il se rapporte. Il ne doit pas pouvoir être utilisé plusieurs fois. Lorsque l’enregistrement a été associé à la facture ou à la ligne de facture, il est définitivement et automatiquement supprimé du serveur de stockage. 

Quatre recommandations majeures

Le dispositif doit pouvoir garantir que seules les personnes habilitées à signer le S3404 ont accès aux outils de la signature manuscrite. Ensuite, les différentes actions de signature et de validation associées doivent être tracées dans le système d’information et leur auteur identifié. Puis, ces traces doivent être archivées pendant au moins 24 mois et doivent être restituables sur format standard. Enfin, il doit exister une convention de preuve entre l’établissement et les professionnels de santé, par laquelle ceux-ci s’engagent à reconnaître la force probante de leur signature manuscrite recueillie informatiquement sur un terminal et apposée sur le bordereau de facturation numérique auquel elle se rapporte.

(1) Dématérialisation à la source du bordereau S3404 et gestion de la signature manuscrite numérique, Scor cliniques privées, Cnamts/DDGOS/SMOI/DMPR, juin 2016.