L’accueil des patients avec un QR code sur une borne numérique est un moyen de prise en charge anticipé et prometteur d’une organisation encore plus efficiente

La gestion des attentes et des flux patients s’inscrit dans la démarche qualité d’amélioration de l’accueil au sein des établissements de santé. Diffmed File Attente est une solution spécialement développée pour les cliniques et hôpitaux MCO, centres médicaux et centres de santé par la Sté Axe Partner Santé à Paris.

Diffmed File Attente répond à un projet global d’amélioration de l’accueil des patients et de diminution des temps d’attente. La solution permet d’organiser les parcours patients selon les besoins de chaque établissement de santé, leur structure hospitalière et l’organisation de leurs services (admissions, consultations, imagerie, ambulatoire, hospitalisation).

La régulation des flux débute par l’identification du patient dès son arrivée à la borne d’accueil. Cette arrivée est constatée par trois moyens principaux :

1. Le patient a reçu (par fax ou par smartphone) un QR code avant son arrivée avec la solution Mon Hospi En Ligne également éditée par la Ste Axe Partner Santé. Ce QR code est reconnu par la borne qui lui indique instantanément la conduite à tenir en fonction de son profil et des informations numériques contenues dans le code. Ces informations sont programmées en fonction des cas requis pour gérer l’orientation du patient. Lors de l’envoi du QR Code le patient peut également recevoir une confirmation de son arrivée par SMS.
2. Le patient s’identifie à la borne à l’aide d’un clavier numérique. Le patient est orienté vers le service cible en fonction du paramétrage défini selon les différents cas de figure de gestion de l’accueil.
3. Le patient effectue un choix sur la borne numérique. La secrétaire est informée de ce choix, du nombre de patients en attente dans la file choisie et bénéficie sur son interface de gestion de plusieurs options pour prioriser la file si nécessaire, orienter le patient vers une autre file, etc.

La solution gère entièrement le parcours patient
L’identification du patient est transférée automatiquement aux secrétariats médicaux qui peuvent gérer l’appel des patients selon l’ordre et le planning établis. Il s’ensuit le transfert du patient dans le service concerné et le suivi en temps réel de son parcours pour une gestion complète de sa prise en charge.

Le patient choisit une file selon le paramétrage mis en place avec l’établissement. Il peut s’identifier instantanément à la borne interactive d’accueil grâce à un clavier tactile. Un ticket unique est imprimé à la borne lorsque le patient fait son choix sur l'écran tactile. Il référence automatiquement le nom du patient, la date, l'heure, le service demandé ainsi que le numéro d'appel calculé par le serveur central.

La solution Diffmed File Attente permet également le paramétrage d’un ou plusieurs modes d’affichage selon le type de files d’attente. Une analyse technique et fonctionnelle est élaborée au préalable avec l’établissement pour définir le périmètre du projet de gestion de files d’attente, ses enjeux en matière de circuit et de priorisation des flux patients.

Une gestion des files d’attente sur-mesure
L'interface utilisateur de Diffmed File Attente est paramétrable, intuitive et facile d’utilisation. Développée en full web, elle propose notamment de visualiser le numéro du patient en cours suivant les lieux d’attente, de gérer le nombre de patients en situation d'attente, d’exploiter des données statistiques… Son mode d’affichage et d’alerte permet à l’utilisateur de continuer son travail en parallèle. La borne numérique est disponible en plusieurs modèles (Totem, Murale, Comptoir). Les différents modes d’affichages et les types d’écrans dynamiques peuvent être cumulés suivant les besoins de l’établissement.

La solution Diffmed File Attente permet le suivi du patient durant tout son parcours grâce à la gestion du transfert patient d’un service à l’autre avec une continuité d’identification, quelle que soit la file d’attente choisie. Diffmed File Attente s’interface avec la solution Mon Hospi En Ligne permettant la reconnaissance du patient par la lecture d’un flash code sur smartphone ou imprimé.

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