Reconnaissance vocale et numérisation : le centre hospitalier d’Arles témoigne de son expérience transversale de Zenidoc

Considéré comme l’établissement public de santé de référence pour le bassin de population arlésien, le centre hospitalier d’Arles revient sur sa collaboration avec Zenidoc en matière de reconnaissance vocale, de dématérialisation et de bureautique.

À cet effet, Rodrigue Alexander, le directeur adjoint chargé des finances, de l’activité et du système d’information, ainsi que le D^r Hachem Mahjoub, médecin utilisateur de la solution de reconnaissance vocale, ont accepté de témoigner sur leur usage de la suite Zenidoc et les enjeux de son utilisation pour le centre hospitalier et ses équipes.

R. Alexander, DSI du CH d’Arles (à droite)
M. Tibermont, directeur commercial de Zenidoc (à gauche)

Le CH d’Arles et sa stratégie pour un hôpital sans papier

Avec pas moins de 66 876 journées d’hospitalisation et 125 810 consultations externes en 2019, le centre hospitalier d’Arles rassemble toutes les activités de médecine, chirurgie, obstétrique, réanimation, psychiatrie et gériatrie nécessaires pour répondre à la grande majorité des besoins de santé des habitants de l’ouest du département des Bouches-du-Rhône.

Depuis près de quatre ans, l’établissement est engagé dans une stratégie globale pour un hôpital sans papier. Plus qu’une logique de numérisation, c’est une véritable politique de digitalisation inscrite dans une dynamique de développement durable qui est mise en œuvre en évitant la production native de papier tout en apportant un confort de travail maximal aux utilisateurs.

Répondant à cette volonté de digitalisation, la suite Zenidoc utilisée au CH d’Arles comprend la dictée numérique, la reconnaissance vocale au curseur et asynchrone, la validation électronique des comptes rendus avec intégration d’une copie PNG de la signature manuscrite du médecin, l’usage de la bureautique intégrée à un workflow étudié pour réduire les clics et, plus récemment, la numérisation transactionnelle des documents apportés par les patients.

Les documents produits dans Zenidoc sont également envoyés à une plateforme de gestion multimodale des flux de courriers égrenés qui assure automatiquement le lien avec la messagerie sécurisée de santé Apicrypt, le dossier médical partagé (DMP) et un centre éditique externalisé pour le papier résiduel.

Retour sur investissement et chiffres clés

L’attention particulière portée à la dictée numérique s’inscrit, d’une part, dans un contexte de tension budgétaire ne permettant pas de financer une croissance des effectifs de secrétaires médicales proportionnelle à celle de l’activité médicale et, d’autre part, d’exigences exprimées par les correspondants médicaux de ville (systématisation d’un courrier à chaque prise en charge, délai d’envoi des courriers et réponse téléphonique).

Avec 73 médecins et 43 secrétaires utilisant la dictée numérique à reconnaissance vocale, le centre hospitalier voit, dans la maîtrise du nombre de secrétaires médicales, un réel retour sur investissement de la solution Zenidoc.

Par ailleurs, le volet dématérialisation permettant la numérisation transactionnelle des documents fait partie intégrante du processus de flux de courriers qui représente 91 % du taux d’envoi dématérialisé aux médecins correspondants.
Avec près de 5 500 envois mensuels de comptes rendus via la messagerie sécurisée MSSanté, le CH d’Arles est en la matière le quatrième plus gros émetteur de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur, sans pour autant compter parmi les établissements les plus importants.
Malgré le volume des documents transmis, il se place dans une logique de distribution à J0 pour se conformer à la réglementation (seuil plafond d’une quarantaine de courriers non retranscrits en moyenne à J2).

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Témoignage de Rodrigue Alexander
Directeur adjoint chargé des finances, de l’activité et du système d’information

Utilisateur de ZenReco, le moteur de reconnaissance vocale de Zenidoc

« Après une longue phase de sourcing ayant permis d’étudier les offres des deux principaux acteurs du marché en présence d’un groupe d’utilisateurs (démonstrations, échanges avec des établissements clients, ateliers techniques…), Zenidoc a été retenu en raison essentiellement de son moindre coût, de sa diffusion via UniHA et de la souplesse de son intégration.

À l’exception de quelques services encore en cours de déploiement, la communauté médicale accède à la reconnaissance vocale et au workflow intégré de production des courriers.

Lorsqu’il s’est agi de lancer le projet de reconnaissance vocale, j’ai souhaité utiliser la solution en tant que bêta-testeurafin de me l’approprier. L’idée était d’être en mesure d’effectuer moi-même certaines démonstrations, de répondre aux secrétaires médicales et aux praticiens susceptibles d’exprimer des inquiétudes et, de manière générale, d’être “sponsor” du changement.

J’utilise par conséquent la reconnaissance vocale au quotidien aussi bien pour mes courriers que pour les dossiers que je rédige (Word, PowerPoint).

Je suis pleinement satisfait de l’outil. Bien que je fasse partie de la génération qui “tape” plutôt vite, je dois concéder que je ne sais plus travailler sans mon dictaphone.

Comme ses performances sont encore approximatives en termes d’orthographe et de grammaire, j’ai modifié ma signature de courrier électronique en précisant : “PS : Courriel élaboré par dictée numérique à reconnaissance vocale” afin que mes destinataires internes soient compréhensifs. »

Mise en place de la solution de dématérialisation

« Notre dossier patient informatisé n’est pas en mesure de piloter des numériseurs en Twain. J’ai donc dû trouver une solution de contournement pour soutenir la politique de numérisation transactionnelle des documents apportés par le patient ou produits au format papier au détour des prises en charge.

L’accueil favorable des secrétariats médicaux à l’égard de Zenidoc nous a naturellement conduits à spécifier puis valider l’utilisation de la brique “numérisation” pour satisfaire ce besoin.

Deux usages de la solution sont réalisés : un premier via un appel contextuel depuis le DPI qui va numériser et indexer le document. Un mode est également disponible en back-office et consiste à numériser les documents depuis un copieur multifonction qui les dépose automatiquement sur un répertoire Zenidoc en vue d’une indexation.

La solution a été simple à déployer et répond pleinement aux attentes de nos secrétariats médicaux. »

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Témoignage du D^r Hachem Mahjoub
Spécialité : Chirurgie orthopédique et traumatologique

Utilisateur du module de reconnaissance vocale de Zenidoc

« J’ai été parmi les premiers à tester cette solution avant d’accompagner mes collègues dans leurs premiers pas.

La reconnaissance vocale de Zenidoc a complètement changé notre façon de faire, notre rapport à la saisie des courriers et l’édition des documents médicaux.

À mon sens, la qualité de travail a réellement été améliorée, ce qui se ressent en premier lieu en consultation. Le patient peut repartir avec son courrier en main, et le publipostage est fait en temps réel : un avantage essentiel pour notre pratique.

Pour le chirurgien que je suis, cette solution a aussi facilité l’édition des comptes rendus opératoires, à travers des documents types accessibles via Zenidoc.

L’outil a permis un gain de temps quand on regarde le processus dans sa totalité (entre la dictée, l’édition, la validation et le publipostage). Il a permis, par ailleurs, de simplifier les consultations avancées sur des sites différents et de démarrer la dématérialisation des dossiers.

Je pense que la reconnaissance vocale est aussi un plus pour le DPI. La bonne tenue du dossier patient informatisé est un impératif pour tout praticien, et la reconnaissance vocale ne peut que le renforcer et l’enrichir. Parfois, nous devons nous déplacer d’une salle de consultation à une autre, pour surveiller un pansement ou examiner un patient dans un autre service. Pouvoir laisser une trace écrite dans ces conditions peut être difficile. L’utilisation de la solution améliore la relation soignant-soigné en instaurant un climat de confiance (tout ce qui est dit est transcrit).

La communauté médicale dans sa grande majorité a accepté cette solution, et l’on peut dire aujourd’hui que la satisfaction est bien là. »

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Nous remercions chaleureusement toutes les équipes du CH d’Arles pour leur confiance et leur investissement dans nos projets communs.

Pour toute demande d’informations techniques, financières ou de démonstration, n’hésitez pas à contacter notre responsable commercial Michael Tibermont via l’adresse mail [email protected] ou par téléphone au 06 10 16 02 27.

L’équipe Zenidoc vous remercie pour la lecture de cet article et vous invite à nous suivre sur LinkedIn ou sur le site Internet www.zenidoc.fr pour plus d’informations sur notre actualité.