Covid-19 : un exemple de gestion des EPI dans une association d’établissements et services médico-sociaux

Pourquoi avoir sollicité l’Anap pendant la crise ? Quels étaient vos besoins ?

Notre association était à la recherche d’une solution de gestion des stocks de nos équipements de protection individuelle (masques, blouses, gants, charlottes, gel hydroalcoolique, etc.). Comme je fais partie du réseau de pairs de l’Anap qui vise au développement des usages du numérique, j’ai pris contact avec l’Agence pour savoir s’il était possible d’accéder à un outil existant dans les établissements sanitaires que nous pourrions adapter. Nous voulions pouvoir évaluer en temps réel les stocks d’EPI disponibles dans nos établissements, gérer l’ensemble des stocks, mais aussi anticiper les besoins à la fois globaux et par structure.

Quelle solution avez-vous pu trouver dans le réseau de l’Anap ?

Christian Prudhomme, directeur adjoint de la clinique psychiatrique Saint-Didier, directeur du système d’information et des organisations de la clinique chirurgicale du Vivarais en Ardèche, lui-même expert Anap, m’a proposé un tableau Excel permettant de renseigner sous forme d’onglets la consommation et l’approvisionnement quotidiens d’EPI dans chaque établissement.
Comme nous disposons également d’un stock-réserve et d’un stock PCA (plan de continuité d’activité), j’ai complété le tableau avec un onglet pour ces stocks complémentaires et un onglet destiné à évaluer tous les stocks disponibles dans l’association, les besoins par établissement sur plusieurs mois ainsi que les jours d’autonomie – globalement et par établissement. Cela nous a permis de n’être jamais en difficulté d’approvisionnement, de mieux anticiper les réapprovisionnements et d’adapter l’utilisation d’EPI en fonction des recommandations de l’Agence régionale de santé pour éviter une surutilisation des masques, des gants ou du gel hydroalcoolique.

Allez-vous conserver ce tableau une fois la crise passée ?

Nous allons certainement continuer à l’utiliser dans le cadre de la crise durant encore plusieurs mois. Il est possible qu’ensuite cet outil, partagé sur notre système d’information, nous serve à mutualiser les stocks et les commandes d’EPI. Nous nous sommes aperçus qu’il y avait plusieurs fournisseurs d’EPI, ce qui élargit les possibilités d’approvisionnement en cas de crise.
En dehors de la gestion des stocks d’EPI, la mise en place de cet outil aura incité les professionnels des différentes structures de l’association à davantage de partage. Même si, par ailleurs, nous disposons d’un SI urbanisé, avec des solutions métiers pour les dossiers des résidents, les ressources humaines ou encore la gestion des budgets, c’est la première fois que nous mettons en partage un tableau commun renseigné par des professionnels de tous les établissements.

(1)