Sérialisation du médicament : le bilan des PUI utilisatrices de la solution Magh2 Sérialisation

Sérialisation et convergence des logiciels : l’équation complexe 

Depuis le 9 février, les personnes autorisées ou habilitées à délivrer des médicaments doivent scanner sur chaque boîte un code bidimensionnel, ou Datamatrix, pour vérifier l’identifiant unique dans une base de données nationale ou européenne et le désactiver (le « décommissionnement »).
En réponse à cette évolution de la réglementation, le MiPih, éditeur de progiciels leader dans le domaine des SIH, a proposé en partenariat avec Newac, dès novembre 2018, aux établissements de santé la solution Magh2 Sérialisation répondant pleinement aux besoins des PUI. Cette solution fut la première à être homologuée par France MVO.
Le docteur Anaëlle Decoene, pharmacienne hospitalière à la PUI du Centre Hospitalier de Dunkerque déclare : « nous avons retenu la solution Magh2 Sérialisation pour réaliser les opérations de sérialisation en conformité avec la nouvelle règlementation. Cette solution répond à plusieurs possibilités d’organisation. Après réflexion sur notre nouvelle organisation, la solution permettant de réaliser les deux opérations concomitantes, nous avons choisi de réaliser le décommissionnement lors de l’étape de réception informatisée des produits de santé ».

Les premiers mois de mise en œuvre permettent de constater que la plupart des PUI sont en ordre de marche. Toutefois, de premières difficultés liées à la qualité des données codées par les laboratoires sont révélées : anomalies d’encodage de Datamatrix ou de données transmises en base nationale.

« Lors de la mise en production du dispositif dans notre PUI en février, le système signalait des alertes. Ces alertes étaient liées au contenu des codes Datamatrix apposés par certains laboratoires qui ne comprenaient pas les informations suffisantes et nécessaires à la sérialisation. De plus, certains laboratoires ne renseignaient pas correctement les informations en base nationale : absence de n° de série, produit déjà décommissionné, erreur de date, etc. », pointe le docteur Anaëlle Decoene.

Les laboratoires et répartiteurs ont depuis rétabli ces éléments pour les Datamatrix imprimés sur les boîtes.

Le Docteur Decoene ajoute : « des lenteurs de temps de réponses [provenant de la base nationale] ne permettaient pas la fluidité attendue lors de la phase de réception informatisée. Passant d’un délai de réponse de l’ordre de la seconde à près d’une minute par scan, ce laps de temps engendrait un risque d’engorgement de notre zone de réception ».

L’amélioration de la qualité des données enregistrées en base nationale par les fabricants, laboratoires et grossistes répartiteurs ainsi que l’évolution de la chaine de liaison technique ont contribué à l’accroissement des performances globales du système de décommissionnement. Ces éléments ont permis de constater, dès la fin de l’été, une diminution significative des alertes générées lors du contrôle mais également des temps passés pour le décommissionnement. En parallèle, la solution Magh2 Sérialisation a intégré une optimisation de la lecture des Datamatrix.

« À partir de septembre, la situation s’est améliorée :  le délai de traitement d’une boîte est maintenant inférieur à cinq secondes, décommissionnement compris », détaille Anaëlle Decoene. « Cela nous permet de traiter la réception et le décommissionnement d’un carton de quinze boîtes en moins d’une minute contre cinq auparavant ».

L’utilisation de codes consolidés, une évolution souhaitée dans la mise en œuvre de la sérialisation ?

Le docteur Thomas Queruau Lamerie, pharmacien à la PUI du Centre Hospitalier de Dunkerque, explique : « actuellement peu de laboratoires, grossistes et répartiteurs sont en capacité de mettre à disposition des codes consolidés. Nous espérons que ces acteurs s’inscrivent le plus rapidement possible dans une mise à disposition massive des codes consolidés. Dans cette attente, notre PUI n’utilise pas encore de codes consolidés, mais nous l’envisageons afin de pouvoir diminuer significativement les temps de traitement de la sérialisation ».

En phase de recette, la mise en place des codes consolidés - codes qui regroupent l'ensemble des identifiants uniques contenus dans un carton - par les laboratoires, grossistes et dépositaires, devrait permettre aux établissements traitant de gros volumes de bénéficier d’une réduction significative des temps agents pour le traitement de la sérialisation.

Le module Magh2 Sérialisation est d’ores et déjà prêt pour intégrer et traiter les codes consolidés. La solution a été validée favorablement en situation réelle avec tous les acteurs.

Les établissements de santé ont une nouvelle fois fait confiance au MiPih pour mettre en place des solutions opérationnelles. A ce jour, plus de 100 établissements ont acquis la solution Magh2 Sérialisation, qu’ils soient utilisateurs de Magh2 pour 75 d’entre eux ou utilisant d’autres GEF hospitalières.

Une solution évolutive pour la gestion logistique 

Des fonctionnalités complémentaires, attendues pour la gestion de la pharmacie, sont d’ores et déjà en développement pour répondre à la nouvelle réglementation sur la traçabilité des DMI en vigueur dès mai 2020. Au-delà de la possible traçabilité au patient des DM, la traçabilité des MDS et des stupéfiants seront également accessibles.

La gestion multi-lot / multi emplacements sera proposée en complément du multi-magasin. La gestion d’entrepôt logistique au sens large est toute aussi d’actualité car les fonctionnalités citées sont utilisables pour tous les autres segments de produits, de la cuisine au magasin général.

La dimension GHT est également accessible, quel que soit le logiciel de gestion économique et financière utilisé par chaque établissement partie ou support, afin de contribuer à l’harmonisation des processus. L’aspect économique n’est pas oublié avec une tarification mutualisée GHT.